Cách giúp các thành viên trong team cảm thấy ‘hạnh phúc’ trong công việc

Julia Lindsay là một người rất thành công trong giới đầu tư và dịch vụ ngân hàng bán buôn (wholesale banking), cũng là lĩnh vực giúp cô tìm được chính mình. Tuy nhiên, cô cũng đã từng trải qua giai đoạn khá khó khăn khi cảm thấy bản thân thật thảm hại. Và chính lối suy nghĩ tiêu cực này lây lan dần sang công việc của cô.

“Tôi không có cảm giác háo hức muốn đi làm. Thành thực mà nói thì tôi nghĩ điều đó đã ảnh hưởng tới kết quả làm việc của mình. Chính vì vậy mà tôi cảm thấy mọi thứ tệ hại hơn nữa”, cô cho biết. Giai đoạn khó khăn này khiến Lindsay đi tới quyết định nghỉ việc và bỏ nghề hoàn toàn. Tự xem xét lại điều gì khiến mình trải qua giai đoạn khốn cùng như vậy, cô cuối cùng cũng nhận ra rằng mình không thích hợp với văn hóa của tổ chức. Khi được hỏi rằng liệu công ty cũ có thể làm gì để thay đổi suy nghĩ bỏ việc của cô hay không, Lindsay đã trả lời rằng bởi vì trước đó ngay cả bản thân cô cũng không hiểu rõ về mình, nên cô cho rằng cũng không ai có thể thấy được cô thực sự chán chường với công việc.

Không nhận thức đầy đủ về những gì đang diễn ra trong công ty và team của bạn có thể gây nên rắc rối. Đó là quan điểm của Lindsay, hiện là CEO của viện giải pháp cho con người và năng suất iOpener Institute. Bởi vì những nhân viên hạnh phúc thường có xu hướng tích cực, tập trung vào công việc hơn và có năng suất cao hơn, nên sẽ tạo ra thành công to lớn hơn cho doanh nghiệp; trong khi những nhân viên không có niềm vui thì thường ít đóng góp hơn, dẫn đến việc giảm hiệu suất và tốn thời gian cho công ty.

Vấn đề này chính là mối quan ngại trong nền công nghiệp phát triển phần mềm, vì ngành này cung vượt cầu nên các nhà phát triển có nhiều cơ hội để chuyển việc, chuyển công ty và dự án nếu họ cảm thấy không vui vẻ với vị trí hiện tại của mình. Nói về trải nghiệm cá nhân, Dragos Barosan, một kỹ sư phần mềm cho công ty phần mềm Pegasystems giải thích rằng “những nhà phát triển giỏi chính là tài sản cốt lõi cho sự tồn vong và thành công của doanh nghiệp trong thời đại này”

Nếu doanh nghiệp đang trải qua giai đoạn thiếu thốn lập trình viên hay khó khăn trong duy trì nhân sự, thì sẽ có thể dẫn đến quá trình cải tiến và năng suất bị giảm sút, cũng như phải tăng chi phí cho việc tuyển dụng, quảng cáo và đào tạo, Barosan giải thích thêm.

Điều mà Lindsay (từ viện iOpener) thực sự cảm thấy thích thú về công việc trước đây của mình chính là được nhận vai trò lãnh đạo. Ở vị trí này cô có thể tập trung giúp cho các nhóm làm việc trong sự tin tưởng, tôn trọng lẫn nhau và có tầm nhìn chung về việc họ đang cố gắng thực hiện. “Tôi thích tạo ra kiểu môi trường làm việc đó. Tại thời điểm đó. Tôi không gọi đó là một môi trường làm việc hạnh phúc, nhưng nó thực sự chính là như vậy,” cô nói.

Chính sự hứng thú đó đã khiến Lindsay làm việc cho viện iOpener Institute vào năm 2004. Viện iOpener Institute đã dốc toàn bộ sức lực của mình để giúp các tổ chức tạo nên những không gian làm việc mà các team sẽ lớn mạnh và phát triển. Họ có lòng tin rằng hạnh phúc trong công việc chính là chìa khóa thành công không chỉ đối với từng cá nhân mà còn đối với cả những tổ chức nói chung. “Chúng tôi cố gắng gắn kết toàn bộ tổ chức lại với nhau vì các cá nhân, cũng như những nhà lãnh đạo đều cần phải có trách nhiệm nào đó với tổ chức” Lindsay cho biết. Giải pháp Khoa học Hạnh phúc với Công việc của viện này được thiết kế nhằm khuyến khích sự sáng tạo và bền vững cũng như thúc đẩy cải tiến, năng suất và hiệu quả.

Dựa trên những kết quả của viện, Lindsay giải thích rằng những nhân viên hạnh phúc thường ít khi nghỉ phép ốm, giàu năng lượng hơn, ở lại văn phòng lâu gấp đôi và năng suất cũng gấp đôi. “Chúng tôi định nghĩa hạnh phúc trong công việc là tư duy tạo nên hành động nhằm tối ưu hóa hiệu suất và đạt được hết tiềm năng.”

Tìm ra điều khiến cho các team hạnh phúc, và cách duy trì niềm hạnh phúc đó.

Thông qua nghiên cứu của mình tại viện, Lindsay đã thấy rằng vì các doanh nghiệp ngày nay dịch chuyển và thay đổi khá nhanh nên đôi khi có thể khiến các team cảm thấy mình đang bị cho hít khói. “Nhu cầu về tốc độ, đưa ra quyết định nhanh chóng, hoàn thành công việc mau lẹ, và cố gắng làm việc ngày một nhanh hơn diễn ra không ngừng,” Lindsay cho biết.

Nhu cầu tốc độ được chứng minh qua những ngành công nghiệp mà các team phải chịu áp lực trong việc tung những phần mềm chất lượng cao ra thị trường trước khi các đối thủ kịp thực hiện. Nhưng gấp rút như thế có thể khiến cả team bị kiệt sức, và bị ép phải giới thiệu những tính năng trước khi những tính năng đó thực sự hoàn thiện để sử dụng. Khi điều đó xảy ra, các doanh nghiệp sẽ cho ra những sản phẩm đầy lỗi hoặc gặp khó khăn khi muốn thêm tính năng, theo như Andy Cleff, giám đốc kỹ thuật và tốc độ của sản phẩm tại công ty quản lý tài sản RobustWealth cho biết.

“Cách duy nhất để mọi người có thể tăng tốc độ làm việc thành công chính là cảm thấy hạnh phúc với công việc,” Lindsay nói. “Nếu bạn không vui vẻ với việc mình làm thì bạn sẽ không thể duy trì nhịp độ bởi vì bạn không có năng lượng”

Cleff chỉ rõ ra rằng team sôi nổi và lành mạnh thì thường sẽ luôn quyết định đúng đắn khi xây dựng phần mềm, chẳng hạn như họ không đi đường tắt hay tạo nên những thói quen xấu.

Nhưng mặc dù từ “hạnh phúc” có vẻ quá dễ để nói ra, thì Lindsay cũng giải thích rằng các doanh nghiệp phải hiểu được điều gì tạo ra sự hạnh phúc với công việc, điều gì hạn chế hạnh phúc; và niềm hạnh phúc lẫn chán nản đó sẽ tạo nên những ảnh hưởng nào.

“Phần công nghệ thì đơn giản thôi. Văn hóa mới là thách thức,” theo lời của Carmen DeArdo, chiến lược gia cấp cao của công ty Tasktop.

Kỹ sư phần mềm Barosan tin rằng “một lập trình viên hạnh phúc, yêu công việc của mình sẽ nghiên cứu sâu hơn nhiều nhằm thực hiện những nhiệm vụ đúng thời hạn và chất lượng. Tôi biết có khá nhiều trường hợp người ta sẵn sàng làm thêm giờ mà không mong được trả thêm tiền tăng ca, chỉ vì họ thật sự bị cuốn hút và có động lực với công việc mà họ đang làm,” anh nói. “Điều này hoàn toàn ngược lại với những nhà lập trình chán nản và không hạnh phúc, những người luôn canh đồng hồ chờ xem còn bao lâu nữa thì được rời văn phòng.”

Hạnh phúc có thể xuất hiện đơn giản trong việc dành chút thời gian phản hồi người khác, cho họ thấy sự trân trọng của mình, công nhận thực lực của họ và đảm bảo rằng họ thấy rõ ràng bản thân đóng góp vào bức tranh toàn cục như thế nào, Lindsay cho hay. “Tất cả những thứ này hòa quyện thành một thứ nghe chừng thật đơn giản. Tuy nhiên, cũng đơn giản như cái tên đó, chúng ta cũng thường chẳng thực hiện nó.”

Hơn nữa, Barosan nói rằng những yếu tố như tiền bạc, quản lý và những phúc lợi cũng có thể ảnh hưởng trực tiếp trong việc tạo nên niềm hạnh phúc cho cả team hoặc từng cá nhân. Trong khi nhìn nhận năng lực bằng lời nói là một điểm cộng, thì phụ cấp tiền cũng có thể thúc đẩy cảm giác cho các lập trình viên làm việc tốt hơn. “Tất nhiên có những công ty không thể có khả năng chi trả nhiều như những doanh nghiệp lớn được. Lựa chọn chính của họ là trả phụ cấp dưới những hình thức khác: những công ty startup dành một phần cổ phần kha khá cho nhân viên nhằm khích lệ, một số khác hỗ trợ nhiều ngày nghỉ phép hơn, giảm giờ làm hoặc linh hoạt theo lịch trình làm việc của nhân viên,” anh viết trên blog về vấn đề hạnh phúc của nhà phát triển phần mềm.

Barosan ghi chú thêm rằng việc tăng lương có thể hiệu quả theo 2 cách khác nhau, một là nó giống như việc dùng băng cá nhân cho vết thương, hai là nó như “một liều thuốc hài lòng với hạnh phúc vĩnh viễn.” Ví dụ, nếu lương tăng chỉ một lần một năm, niềm vui sướng có thể sẽ phai nhạt dần. Barosan đề xuất áp dụng phương pháp tăng lương nhiều lần, mỗi lần một ít trong suốt năm, nếu có thể.

Nếu những việc như tăng lương là không khả thi với công ty của bạn, thì Barosan đưa ra các giải pháp khác như cho nhân viên tham gia những buổi hội thảo và đào tạo cũng như chi trả phí đi lại như một cách thưởng cho nhân viên.

Đối với vấn đề quản lý, Barosan giải thích rằng một người quản lý trực tiếp của team cũng như quản lý cấp trên có thể tạo ảnh hưởng lên mức độ hạnh phúc của nhân viên. “Những nhà quản lý không thể nuôi dưỡng tinh thần trung thành của nhân viên thường sẽ gây ra tỷ lệ thay đổi nhân sự cao hơn trong team mình,” Barosan viết. “Không quan trọng người quản lý trực tiếp cố gắng đến đâu, nếu những người kiểm soát công ty và nguồn tài chính của công ty xem những phòng ban phát triển như một trung tâm chi phí (cost center) thay vì trung tâm lợi nhuận (profit center), thì những nhà phát triển phần mềm sẽ lãnh đủ hậu quả từ thái độ đó.”

Barosan cho rằng còn có những cách khác có thể gia tăng hạnh phúc của những lập trình viên, đó là thông qua những sự kiện của team, những sự kiện có khả năng nuôi dưỡng mối quan hệ liên kết mọi người, giảm thiểu thói quan liêu, tăng giao tiếp với khách hàng, tạo nên lịch trình linh hoạt và những công cụ tốt, đưa ra trách nhiệm rõ ràng và minh bạch.

“Đầu tiên công ty phải xác định căn nguyên của việc mất tinh thần và những hướng quyết định sẽ làm gì tiếp theo,” Barosan nói. “Tôi không nghĩ là có một công thức toàn cầu nào cho phương pháp tốt nhất. Tất cả mọi thứ phụ thuộc rất nhiều vào những yếu tố khác nhau, thật không dễ gì để tập hợp và liên kết lại với nhau như: lý lịch của nhân viên, ngành công nghiệp mà doanh nghiệp đang hoạt động, văn hóa địa phương, tình hình kinh tế của công ty và quốc gia mà công ty đang hoạt động, v.v.”

Một khi tổ chức hiểu được những yếu tố góp phần tạo nên hạnh phúc của cả team thì việc quan trọng là đánh giá và đánh giá lại liên tục những sáng kiến cải thiện hạnh phúc và giá trị doanh nghiệp theo thời gian. “Có một châm ngôn cổ xưa nói rằng nếu bạn không thể đánh giá được điều gì, bạn sẽ không thể quản lý hay cải thiện được nó,” Lindsay nói. “Dù bạn có đồng ý với quan điểm đó hay không, tôi cũng khuyên mọi người đánh giá và đánh giá liên tục bởi vì môi trường làm việc không phải là môi trường tĩnh.”

DeArdo (công ty Tasktop) giải thích rằng công ty của ông nhìn vào những ma trận dựa trên giá trị, chi phí và chất lượng theo góc nhìn của doanh nghiệp cũng như tiến triển và quy trình của cả nhóm. Theo như DeArdo, điều này cho phép doanh nghiệp thấy được hạnh phúc của cả team ảnh hưởng tới tỷ suất hoàn vốn ROI của doanh nghiệp như thế nào. Ví dụ, nếu cả nhóm bị quá tải, điều đó sẽ dẫn đến những ảnh hưởng tiêu cực về tốc độ tạo nên sản phẩm, lượng sản phẩm họ tạo ra và niềm hạnh phúc của họ. “Nếu việc phân phối công việc chỉ chăm chăm vào những tính năng mà không tính đến nợ, thì điều đó có xu hướng tích tụ dần và trở thành yếu tố tiêu cực với hạnh phúc của team,” DeArdo nói. Vì vậy ông đề xuất cũng nên chú ý tới những thiệt hại, rủi ro và nợ.

Thêm vào đó, cần phải có những buổi nhìn lại về việc liệu cả team nghĩ họ có thể làm tốt hơn và nhanh hơn đến đâu, vì vậy họ sẽ cảm thấy có trách nhiệm hơn với doanh nghiệp, DeArdo nói thêm.

Phương pháp A3.

Carmen DeArdo là một nhà chủ trương cho phương pháp quản lý công việc và team A3 của Toyota trong quá trình cố gắng xác định những lí do mà các team không hạnh phúc hoặc không tiến bộ. A3 là một phương pháp giải quyết vấn đề và cải tiến không ngừng, được đặt tên theo khổ giấy A3 chuẩn ISO thường được dùng trong phương pháp này. Phương pháp bao gồm một bảng tính với những thông tin chẳng hạn như thành viên của team, các bên liên quan, phòng ban, ngày bắt đầu, và thời hạn có thể của team. Sau đó sẽ là những bước như làm rõ vấn đề, chia nhỏ vấn đề, đặt ra mục tiêu, phân tích căn nguyên vến đề, phát triển phương pháp giải quyết, thực thi phương pháp, theo dõi kết quả và tiến trình, và chuẩn hóa cũng như chia sẻ thành công.

Theo như DeArdo, nếu bạn làm việc trong một nhóm không được hạnh phúc, phương pháp A3 có thể giảm thiểu vấn đề và làm sáng tỏ lý do tại sao team của bạn không cảm thấy họ có thể cải thiện và có kiểm soát. Hơn nữa, với phương pháp A3, các team có thể xác định vấn đề, tích cực suy nghĩ những nguyên nhân tiềm ẩn và thử nghiệm, ông giải thích.

“Có hàng đống công cụ bên ngoài, nhưng nếu bạn không xác định được đúng kiểu văn hóa, bạn sẽ không bao giờ làm việc hiệu quả như bạn muốn,” DeArdo nói.

Các công cụ đánh giá mức độ hạnh phúc và mạnh khỏe của team bao gồm:

• Atlassian Team Health Monitors: Cung cấp những bài kiểm tra sức khỏe và những tập sách trò chơi của hãng Atlassian dành cho những team khác nhau.
• Comparative Agility’s Agile Assessment: Cung cấp những hiểu biết có thể được áp dụng trong những công việc của team, cho các chương trình và mức độ cả tổ chức.
• iOpener iPPQ: Đem đến một bảng khảo sát nhắm vào 25 yếu tố đặc trưng nhằm đem đến hiểu biết về sự hạnh phúc của team và đề xuất cải thiện niềm hạnh phúc đó.
• 12 bước đến hạnh phúc của trang Management 30: Cung cấp 12 lĩnh vực mà các doanh nghiệp có thể thử nghiệm và giám sát kết quả.
• MoodApp: Đưa ra một giải pháp để nhận phản hồi về việc team có hài lòng hay không, và doanh nghiệp có thể làm gì khác đi.
• Team Barometer: Có một khảo sát mà các thành viên trong team sẽ bình chọn bằng những màu sắc vàng, đỏ, xanh lá cho những chủ đề yêu thích như lòng tin, phản hồi hợp tác và đáp ứng cam kết.
• TeamMetrics: Một công cụ để thu thập dữ liệu về tinh thần của cả team,và tính điểm dựa trên dữ liệu đó.
• TeamMood: Gửi email hàng ngày về việc các thành viên trong team cảm thấy như thế nào vào cuối ngày, vì vậy bạn có thể đánh giá chung được tinh thần của cả team.

Doanh nghiệp cần đánh giá liên tục tình trạng của team của mình, dù là thông qua khảo sát, kiểm tra sức khỏe hay họp 1-1 đi chăng nữa. “Luôn luôn có những cơ hội để cải tiến, vì vậy tùy thuộc vào lăng kính bạn nhìn nhận vấn đề mà bạn sẽ nhận thấy những vấn đề đó to hoặc nhỏ. Vấn đề có ở khắp mọi nơi, và chúng chờ để có người giải quyết,” trích lời Andy Cleff, giám đốc kỹ thuật và tốc độ của sản phẩm tại công ty quản lý tài sản RobustWealth.

Mô hình hiệu quả-hạnh phúc của viện iOpener. 

Mô hình hiệu quả-hạnh phúc của viện iOpener tập trung vào 3 khía cạnh then chốt sau:

Lòng tin: Theo như CEO của iOpener, Julia Lindsay, không có lòng tin thì sẽ không có team. Để xây dựng lòng tin, các leader và cả team cần cải thiện kỹ năng giao tiếp của họ và đào sâu suy nghĩ vào những vấn đề mình đang nắm.

Sự công nhận năng lực: Việc công nhận nhân viên cho những thành tích họ đạt được là điều rất quan trọng. “Nói cảm ơn, hoặc làm tốt lắm có thể tạo nên sự khác biệt thực sự. Hãy công nhận và hiểu sự cống hiến của người khác,” Lindsay nói.

Tự hào: Tự hào về những kết quả trong công việc của bạn tạo nên lòng tự trọng và giá trị bản thân, Lindsay giải thích. “Sự tự hào chính là chất xúc tác cho việc tập trung vào nhiệm vụ, nỗ lực và làm việc bền bỉ. Nâng cao lòng tự hào mà mọi người có đối với tổ chức và sự cống hiến của họ sẽ đem đến kết quả là đôi bên cùng có lợi. Khen ngợi nỗ lực và hiệu quả đến từ nỗ lực đó – chỉ ra tại sao nó lại quan trọng và sự khác biệt tích cực nào nó đem lại cho team,” cô nói.

Thêm vào đó, viện iOpener Insstitute tập trung vào 5C khi nói tới hiệu quả và hạnh phúc trong công việc:

1. Cống hiến (Contribution)
2. Có lòng tin (Conviction)
3. Có nền văn hóa riêng (Culture)
4. Cam kết (Commitment)
5. Có đủ tự tin (Confidence)

“Chìa khóa để đánh giá hạnh phúc là đặt ra những câu hỏi đúng đắn nhằm xác định được yếu tố chính ẩn sâu bên dưới, yếu tố ảnh hưởng tới hạnh phúc trong công việc, và hướng đi nào giúp team thành công hoặc không,” Lindsay nói.

Nguồn bài viết : https://sdtimes.com