6 mẹo nhỏ dành cho việc quản lý công việc với nhiều múi giờ bằng Google Calendar

Đồng hồ của bạn rung, bộ phận báo thức trên điện thoại rung chuông và trình duyệt của bạn sẽ hiển thị một cảnh báo. Tất cả những điều này để nhắc nhở bạn về những cuộc hẹn tiếp theo trên Google Calendar. Nhưng nhắc nhở chỉ hữu ích nếu chúng xảy ra vào đúng thời điểm. Để điều đó xảy ra, các thiết lập múi giờ cần phải được chính xác trên cả thiết bị của bạn và Google Calendar.

Điện thoại của bạn nhận các tín hiệu ngày và giờ từ mạng của nhà cung cấp, do đó ngày và giờ của điện thoại chắc chắn rất chính xác. Các thiết bị WiFi-only chẳng hạn như Mac, Windows, và các thiết bị Chrome OS, thường phụ thuộc vào các thiết lập hệ thống. Và bạn cũng nên kiểm tra múi giờ của Google Calendar.

Nếu tất cả các cuộc họp diễn ra với những người trong một múi giờ duy nhất, thì bạn thiết lập dễ dàng. Nhưng nếu bạn làm việc với mọi người trên toàn thế giới, thì lịch trình trở nên phức tạp hơn. Dưới đây là 6 lời khuyên để làm việc với nhiều múi giờ trong Google Calendar.

1. Hiển thị hai múi giờ

Bạn đang ở trong một múi giờ nhưng làm việc chặt chẽ với những người ở múi giờ khác. Google Calendar có thể hiển thị thời gian ở cả hai khu vực thời gian, hai múi giờ hiển thị bên cạnh nhau trong trình duyệt của bạn (hình A).

Đầu tiên mở Google Calendar, hãy chọn biểu tượng hình bánh răng nhỏ ở phía trên bên phải, sau đó nhấp chuột vào Settings (Cài đặt) và điều chỉnh các thiết lập dưới “Your current time zone.”

Hình A

2. Hiển thị giờ hiện tại trong nhiều múi giờ

Nếu bạn làm việc với nhiều người ở nhiều múi giờ khác nhau, thì bạn có thể xem thời gian hiện tại cho nhiều nơi với sự giúp đỡ của World Clock. Đồng hồ hiển thị trong trình duyệt của bạn ở bên phải của Google Calendar (hình B).

Đầu tiên mở Google Calendar, hãy chọn biểu tượng hình bánh răng nhỏ ở phía trên bên phải, sau đó nhấp chuột Labs. Bật World Clock, sau đó chọn Save. Sau đó nhấp chuột vào Settings để chọn múi giờ cần hiển thị. (nếu bạn không nhìn thấy Labs, thì hãy kiểm tra với quản trị viên của bạn.)

Hình B

3. Tạo ra một lịch công tác mới cho một múi giờ khác

Nếu bạn thường xuyên di chuyển giữa các văn phòng làm việc trong thời gian dài, bạn có thể tạo một Google Calendar cho mỗi văn phòng. Vì bạn có thể hiển thị nhiều lịch, nên bạn có thể nhìn thấy toàn bộ lịch trình của bạn cùng một lúc, với các hoạt động ở mỗi văn phòng trên một lịch dành riêng. Mỗi Google Calendar mà bạn tạo có thể được gán cho một múi giờ mà bạn lựa chọn (Hình C).

Hình C

4. Tạo ra một sự kiện cho nhiều múi giờ

Khi bạn bay từ Kansas City đến Detroit, chuyến bay của bạn bắt đầu ở một múi giờ và kết thúc ở một múi giờ khác. Bạn có thể nhập thời gian khởi hành và thời gian đến chính xác cho mỗi múi giờ từ Google Calendar (Hình D).

Hãy tạo một sự kiện Google Calendar mới, sau đó chọn liên kết “Time zone” ở bên phải của thời gian kết thúc sự kiện. Kiểm tra “Sử dụng múi giờ bắt đầu và kết thúc riêng biệt” hộpUse separate start and end time zones”, sau đó chọn múi giờ. Cuối cùng, nhập ngày bắt đầu và kết thúc.

Hình D

5. Thêm một sự kiện bằng giọng của bạn

Nếu bạn sử dụng Google Now và nói chuyện với điện thoại của bạn, thì bạn có thể sử dụng giọng nói của bạn để tạo ra một cuộc hẹn mới (Hình E). Ví dụ, nói “Ok, Google, add a meeting on Thursday at 8 am.” Cuộc họp sẽ được đặt trên lịch chính của bạn. (Từ tháng 4 năm 2015 trở đi, Google Now vẫn chưa nhận biết múi giờ, các sự kiện được tạo ra trong múi giờ của lịch đầu tiên). Bạn có thể tham khảo thời gian 24 giờ, chẳng hạn như cho 16:00 cho 4 pm và 22: 00 cho 10 pm, từ đó Google hiểu và chuyển đổi để phản ánh các thiết lập đồng hồ của bạn.

Hình E

6. Lên lịch trình của một sự kiện cho một múi giờ khác trên điện thoại của bạn

Nếu bạn đi du lịch, thì bạn có thể lên lịch trình chính xác cho một sự kiện ở múi giờ khác từ điện thoại của bạn. Bằng cách đó, khi bạn di chuyển đến một múi giờ khác, các sự kiện trong múi giờ đó sẽ hiển thị ở thời điểm thích hợp (hình F).

Cài đặt ứng dụng Google Calendar cho Android hoặc iOS và kết nối nó vào tài khoản Calendar của bạn. Khi bạn tạo ra một sự kiện mới, hãy bấm vào “more options,” xuất hiện ngay bên dưới thời gian kết thúc sự kiện. Tiếp theo, hãy nhấp vào múi giờ hiển thị, và thêm các múi giờ nơi bạn sự kiện xảy ra.

Hình F

Mỗi công cụ của Google Calendar sẽ giúp phối hợp và quản lý lịch trình của bạn khi bạn di chuyển giữa các múi giờ. Sử dụng các cài đặt thích hợp, và các sự kiện của bạn sẽ hiển thị tại thời điểm chính xác, bất kể bạn đang ở đâu. Bỏ qua các thiết lập, và bạn có thể bỏ lỡ một cuộc họp. Google không thể giúp bạn với điều này….

Nguồn bài viết : http://www.techrepublic.com/