Thiết lập mục tiêu trong môi trường RPA

Đây là bài viết thứ ba trong chuỗi năm bài về việc áp dụng RPA trong doanh nghiệp.

Sự ra đời của công nghệ RPA đã khiến nhiều ngành công nghiệp hào hứng và các tổ chức muốn khai thác công nghệ này tại nơi làm việc của họ. Điều thú vị là, việc áp dụng công nghệ RPA của các tổ chức cũng đã tạo ra một cuộc tranh luận gay gắt về việc đo lường sự thành công của công nghệ. Một số biện pháp ủng hộ như giảm thời gian xử lý trung bình và số giờ được lưu, trong khi các số liệu khác cho phép số lượng các quá trình được robot hóa và giảm FTE như các chỉ số hiệu quả.

Không nghi ngờ gì, đây là những biện pháp hiệu quả; tuy nhiên, đối với các tổ chức khi bắt đầu con đường tiếp cận với RPA, trọng tâm chính phải là số lượng trường hợp sử dụng được xác định và chuyển đổi của họ thành số lượng robot. Điều này là do việc tạo ra các trường hợp sử dụng khả thi để thực hiện RPA là cơ sở của tất cả các chỉ số và KPI. Nếu không có trường hợp sử dụng, sẽ không có robot, và không có số liệu robot như giảm thời gian xử lý trung bình, số giờ đã lưu và giảm FTE trở nên vô nghĩa.

Xác định các trường hợp sử dụng RPA là một quá trình hoàn toàn khác với quy trình được sử dụng để phát hiện các trường hợp sử dụng cho tự động hóa hệ thống. Các trường hợp sử dụng tự động hóa hệ thống có thời gian chu kỳ dài hơn nhiều và chúng đòi hỏi nhiều nỗ lực hơn trong việc yêu cầu làm sáng tỏ, quản trị và quản lý, từ đánh giá CNTT đến triển khai. Các trường hợp sử dụng RPA — từ khi thành lập đến triển khai — có chu kỳ tồn tại ngắn hơn nhiều thường từ 4 đến 6 tuần. Các tiêu chí được sử dụng để đánh giá sự phù hợp của các trường hợp sử dụng RPA cũng khác với các tiêu chuẩn được sử dụng để đánh giá các trường hợp sử dụng tự động hóa hệ thống. Các đặc điểm như khối lượng giao dịch lớn (VoT), thời gian xử lý dài (LHT) và các quy trình không tự vận hành tạo thành cơ sở cơ bản cho việc lựa chọn trường hợp sử dụng RPA.

Sự kết hợp của thời gian ngắn hơn để triển khai và các tiêu chí đánh giá tương đối đơn giản có nghĩa là cài đặt mục tiêu là một bức tranh liên tục phát triển. Nhiều tổ chức phát hiện ra rằng ngay từ đầu, số lượng robot phần mềm là rất ít, nhưng sau một thời gian, việc mở rộng trong triển khai RPA giả định tăng trưởng theo cấp số mũ. Điều này không giống như tự động hóa hệ thống, nơi mà sự tương quan giữa việc xác định trường hợp sử dụng và triển khai giải pháp là tuyến tính.

Do đó, khi bắt đầu làm việc với RPA, điều quan trọng là các tổ chức phải đặt ra các mục tiêu nguyện vọng thách thức người dùng doanh nghiệp xác định một số lượng lớn các trường hợp sử dụng. Điều này là quan trọng bởi vì không phải tất cả các trường hợp sử dụng sẽ chuyển thành rô bốt phần mềm. Trong thực tế, người ta phải rà soát thông qua một số lượng lớn các trường hợp sử dụng để sản xuất một số lượng nhỏ các robot. Khi người dùng doanh nghiệp phát triển quen với công nghệ RPA, tỷ lệ giữa các trường hợp sử dụng và robot được triển khai sẽ không thay đổi. Rõ ràng, một môi trường quá trình trưởng thành được thúc đẩy bởi dữ liệu có cấu trúc sẽ hỗ trợ rất nhiều cho việc sử dụng các trường hợp sử dụng RPA và triển khai phần mềm robot. Các hệ sinh thái kinh doanh phụ thuộc vào dữ liệu phi cấu trúc như tệp pdf, jpeg,… sẽ đấu tranh để đạt được các mục tiêu.

Với sự tăng trưởng theo cấp số nhân của các triển khai RPA, các tổ chức nên hy vọng đạt được các mục tiêu đầy khát vọng, chẳng hạn như số lượng ca sử dụng và số lượng robot được triển khai, nhanh chóng. Tại thời điểm này, các mục tiêu nguyện vọng cần được sửa đổi trở lên và các chỉ số khác như số lượng giao dịch được thực hiện bởi rô bốt, giảm FTE, giảm LHT, tiết kiệm giờ,… có thể được giới thiệu để thúc đẩy làn sóng mở rộng RPA tiếp theo.

Bằng cách tiếp cận thiết lập mục tiêu theo cách này, các tổ chức học các kỹ năng quan trọng trong việc xác định các trường hợp sử dụng RPA phù hợp và dịch chúng thành các rô bốt phần mềm hiệu quả. Do đó, việc duy trì cài đặt mục tiêu được giới hạn ở một số chỉ số đơn giản sẽ trả cổ tức trong việc đáp ứng tham vọng RPA của tổ chức.
Bấm vào đây để xem bài ti ếp theo.

Nguồn bài viết : https://straighttalk.hcltech.com