Series Thực hành quản lý Task với Backlog – P.3

Tram Ho

Phân chia các thời điểm bằng milestones

Thiết lập Check point

Trong lĩnh vực quản lí dự án, thuật ngữ không quen thuộc “Milestone – Cột mốc” rất hay xuất hiện.

Về cơ bản thì trong mỗi dự án, các dấu mốc lớn được thiết lập sẽ là những mốc mà nếu bị chậm ở thời điểm đó sẽ dẫn đến sự sụp đổ luôn các phần tiếp theo. Điều này được dùng để nắm bắt tiến độ dự án và xem xét lại các nội dung dựa vào các cột mốc đã được thiết lập.

Dễ hiểu tiến độ dự án

Bằng việc thiết lập Milestone, bạn sẽ vừa kiểm tra được tiến độ dự án, vừa có thể xem xét lại deadline, nội dung của task để giúp cho dự án trở nên suôn sẻ.

Hơn nữa, khi giải thích cho những member ngoài – không hiểu rõ dự án hoặc cấp trên, nếu chúng ta thiết lập milestone thì rất dễ để tìm thấy các vấn đề cũng như tổng thể toàn dự án.

Giữ động lực

Đối với các dự án dài hạn thì ngày kết thúc dự án là một chặng đường tương đối dài, vì vậy, mọi người thương có xu hướng xao nhãng trong công việc. Vì vậy, việc luôn duy trì được động lực cao trong công việc là rất khó khăn đúng không?

Nếu cứ để nguyên như thế thì có lẽ bạn sẽ không nhận ra được công việc đang không tiến hành đúng kế hoạch cho đến gần ngày kết thúc, hoặc là việc không giữ được sự nhiệt tình quá như thời điểm bắt đầu dự án.

Một schedule rõ ràng

Bằng cách sử dụng milestone để thiết lập các cột mốc cố định, các giai đoạn quan trọng của dự án sẽ được phân chia ra, và đó sẽ là các mục tiêu dễ dàng triển khai của dự án.

Phòng tránh việc bỏ sót task

Milestone được sử dụng như những mục lớn hoặc các giai đoạn hoàn thành. Khi kiểm tra các mốc milestone đã đạt được hay chưa thì chúng ta có thể biết được các task lớn đã được hoàn thành hay là chưa.

Nếu như các mốc milestone đã thiết lập chưa đạt được thì chúng ta có thể hiểu là “Cho đến thời điểm này những task chắc chắn hoàn thành vẫn chưa được hoàn thành”, hoặc là “Các task đã hoàn thành nhưng vẫn còn task chưa update”.

Như vậy, bằng việc thiết lập các milestone, chúng ta có thể phát hiện được các task chưa thể hoàn thành cũng như các task bị bỏ sót một cách dễ dàng. Với các dự án đang triển khai, việc xác nhận được có bao nhiêu task đang hoàn thành, bao nhiêu task chưa hoàn thành sẽ giúp cho việc nắm bắt tổng thể tình trạng dự án hiện tại một cách dễ dàng hơn đúng không?

Nếu không có task nào có vẻ sẽ hoàn thành kịp các cột mốc milestone thì chúng ta sẽ xem xét lại nội dung task đó và có thay đổi cho hợp lí.

Quản lí tiến độ và Quản lí chất lượng

Ngoài ra, Milestone ngoài việc cung cấp tiến độ thực hiện công việc thì nó cũng có thể thiết lập mục tiêu chất lượng task đó.

Bằng cách thiết lập mục tiêu chất lượng cùng nhau, bạn có thể kiểm tra tiến trình của sản phẩm và chất lượng của nó cùng nhau, từ đó có thể quản lí một cách phù hợp hơn.

Hãy quyết định các quy tắc quản lí task

Người quản lí sẽ tạo các task

Quy tắc đơn giản, dễ hiểu nhất là người quản lý sẽ xem xét tổng thể toàn bộ dự án và tạo các task, sau đó sẽ phân chia các task thích hợp cho từng thành viên trong đội phát triển dự án.

Các thành viên khác có thể tập trung vào task

Quy tắc này có nghĩa là phân chia rành mạch “Người tạo task, phân chia task” và “Người sẽ xử lí task”. Ưu điểm lớn nhất của quy tắc này là các thành viên sẽ tập trung vào mỗi vai trò riêng của từng người.

Ngược lại, nhược điểm chính là những thành viên khác chỉ không có nhiều cơ hội tham gia vào task liên quan đến người khác, vì thế phạm vi hiểu biết tình hình chung của mỗi thành viên sẽ bị bó hẹp lại.

Dễ dàng có được tính nhất quán trong các task

Vì người quản lí sau khi tổng hợp sẽ quản lí các task nên một số lượng lớn các task sẽ dễ dàng có tính nhất quán hơn, đây cũng là một ưu điểm lớn.

Ngoài ra, với việc tự mình tạo ra các task, người quản lí sẽ nắm đươc quy mô dự án cũng như cảm nhận được tình hình dự án một cách rõ ràng nhất.

Trách nhiệm sẽ tập trung vào người quản lí

Vì nguyên tắc ở đây là người quản lí sẽ đảm nhận toàn bộ các task, nên nếu như hiệu năng của người quản lí giảm thì toàn bộ dự án sẽ bị ảnh hưởng trực tiếp. Vì vậy, điều quan trọng là phải giảm bớt effort của người quản lí bằng cách chuyển những công việc khác ngoài việc quản lí task cho những thành viên khác.

Các thành viên sẽ tự tạo task cho chính mình

Với quy tắc này thì sẽ không cố định một thành viên nào tạo task, mà là từng thành viên sẽ tạo task của chính mình, đồng thời cũng sẽ quản lí luôn task đó. Có thể nói như là tất cả thành viên đều là những người quản lí nhỏ của một dự án.

Có thể hợp tác nhanh chóng

Quy tắc này sẽ cho phép các thành viên tạo task một cách tùy ý và phân chia task đến người thích hợp. Ưu điểm lớn nhất là bạn có thể hợp tác nhanh chóng giữa các thành viên với nhau.

Hơn nữa, các thành viên khác cũng sẽ hỗ trợ đắc lực cho bạn trong việc quản lí dự án. Nếu như được vận hành một cách hoàn hảo, việc quản lí của bạn sẽ vừa nhẹ nhàng, vừa tăng tính hợp tác trong đội dự án lên rất cao.

Dễ dàng thu thập các task nhỏ

Người quản lí cũng là con người. Một người với một cái đầu thì rất khó để bao quát tất cả các task. Với quy tắc này, các thành viên sẽ tạo các task mà họ cảm thấy cần thiết, vì vậy, bạn có thể sẽ dễ thu thập được các task nhỏ mà bạn có thể bỏ sót.

Khó duy trì tính nhất quán của task

Vì nhiều người cùng quản lí task nên sẽ dễ bị không thống nhất về độ lớn của task cũng như sự phân chia task. Vì vậy, điều quan trọng là nhận thức của các thành viên phải giống nhau về việc tạo task.

Ý thức quản lí task của các thành viên trở nên quan trọng

Phương thức này sẽ cung cấp cho các thành viên khác một số quyền hạn nhất định. Vì vậy, nếu như có thành viên không hợp tác trong việc quản lí task, hoặc là sao nhãng dẫn đến việc tạo, cập nhật task một cách cẩu thả, dù là số lượng ít thì cũng sẽ ảnh hưởng rất xấu đến tổng thể toàn dự án.

Đối với các team có số lượng thành viên ít, thì vấn đề này có thể được giải quyết bằng cách trao đổi, giao tiếp nhiều. Nhưng với các team có số lượng thành viên trên 9,10 người thì vấn đề giao tiếp cũng sẽ có giới hạn, vì vậy, bạn nên có thêm một số quy tắc khác để giải quyết vấn đề này.

(Còn nữa)

Đọc bài gốc tại đây

Chia sẻ bài viết ngay

Nguồn bài viết : Viblo