Năm công cụ đọc-rà soát lỗi hỗ trợ trong công việc giúp bạn chuyên nghiệp hơn

Diem Do

Những lỗi mắc phải trong văn bản làm cho bạn trông như bất cẩn và thiếu khả năng cần thiết, điều này làm mất đi hình ảnh chuyên nghiệp của bạn. May mắn là có nhiều ứng dụng có sẵn giúp bạn xóa tan đi những lo âu này trong công việc.

 

hero

 

Trong nhiều năm qua, tôi đã viết rất nhiều văn bản. Sự thật, tôi viết hơn 5000 từ một ngày xoay quanh các bài báo công nghệ và những câu chuyện viễn tưởng. Đối với những câu chuyện viễn tưởng, tôi tùy thuộc vào người đọc, biên tập viên và những người thử nghiệm để biết được những gì mà tôi không thể nhận thấy.  Đối với những văn bản khác, tôi phụ thuộc vào các công cụ rà soát lỗi. Bạn sẽ ngạc nhiên rằng có bao nhiêu ứng dụng và dịch vụ hiện có dành cho việc hỗ trợ này. Nhưng những công cụ nào mới thật sự hữu ích cho công việc của bạn?

 

Tôi sẽ trình bày sơ lược về 5 công cụ rà soát mà tôi yêu thích. Ngoài danh sách này, bạn nên tìm một hay hai công cụ để tích hợp vào tiến trình của bạn. Với sự hỗ trợ của những công cụ này, tài liệu tiếp thị, thư từ và các văn bản giao thiệp trong kinh doanh của bạn sẽ càng chuyên nghiệp hơn.

 

1. Google Docs

 

Có thể điều này nghe có vẻ điên rồ, nhưng Google Docs được xây dựng trên bộ kiểm tra ngữ pháp khá vững chắc. Không chỉ là công cụ kiểm tra chính tả. Nó sử dụng một công cụ khá mạnh để kiểm tra ngữ pháp trên văn bản của bạn. Không hoàn toàn hoàn hảo, nhưng sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian làm việc của bạn.

 

Google Docs kiểm tra trong khi bạn đánh văn bản và sẽ gạch chân dưới những chỗ lỗi chính tả sai và bất kỳ lỗi ngữ pháp nào (như Hình A). Một số người tranh cãi rằng bộ kiểm tra ngữ pháp của Microsoft Word mạnh hơn ở một số mặt. Nhưng với những gì mà tôi thích về Google Docs là nó không bao giờ bị sai khi kiểm tra ngữ pháp, nhưng Word thì có thể. Khi bạn tìm thấy một từ gạch chân, hãy click chuột phải vào từ đó và chọn các thay thế được đề nghị.

 

Hình A

 

Figure A

 

2. Google Docs Consistency Checker

 

Google Docs Consistency Checker ở hình B là một add-on của Google Docs. Công cụ không tập trung vào các lỗi chính tả hay ngữ pháp. Thay vào đó, nó kiểm tra tài liệu dài hơn ở nơi mà chắc chắn phải được duy trì. Chắc chắn Checker tìm kiếm sự nhất quán trong dấu gạch nối, lỗi chính tả, chữ số, chữ viết tắt và nhiều thứ nữa.

 

Hình B

Figure B

 

Sử dụng công cụ này là một trong những cách nhanh nhất để đảm bảo tính nhất quán trong tài liệu của bạn. Cài đặt Consistency Checker cũng giống như việc bạn cài đặt bất kỳ các add-on nào của Google Docs. Một khi nó được cài đặt (và tài liệu của bạn mở ra), hãy đến mục Add-ons, click vào Consistency Checker | Open, sau đó click vào Scan khi được gợi ý. Bạn có thể có nhiều cách kiểm tra bằng cách click vào Next sau mỗi lần hoàn thành. 

 

Một chức năng tuyệt vời là bạn sẽ được thông báo có bao nhiêu từ viết tắt trong tài liệu của bạn. Sau đó Consistency Checker  sẽ nhắc bạn thay đổi chúng, nếu bạn đang đánh văn bản trang trọng. Consistency checker là sự mở rộng của dịch vụ trực tuyến ‘sửa lỗi thông minh’ miễn phí.

 

3. Text-to-speech

 

Text-to-speech khá chung chung, nhưng tài liệu của bạn đọc cho bạn nghe là phương pháp vượt trội để rà soát lỗi. Không chỉ sẽ dễ dàng hơn trong việc bắt các lỗi chính tả, bạn sẽ nghe các câu văn, các cụm từ và các đoạn văn vụng về. Đây là mốt số tính năng hữu ích mà công cụ nào có thể mang đến cho bạn, tôi cũng đánh giá cao việc nghe văn bản như một công nghệ rà soát lỗi.

 

Để thưc hiện việc này, bạn có một loạt các tùy chọn. Bạn luôn có thể đọc văn bản to thành tiếng. (Dĩ nhiên, việc này không làm ảnh hưởng đến những người xung quanh bạn.) Không may, vì một số lý do linh tinh, bạn không thể sử dụng ứng dụng Amazon Kindle để đọc sách to thành tiếng. Để nhận được sự hỗ trợ này trên Android, bạn phải cài đặt ứng dụng Ivona Reader và sau đó kích hoạt tính năng Talkback. Điều này không lý tưởng chút nào, vì thế nếu bạn có ứng dụng Kindle Reader, bạn có thể muốn tải lên một phiên bản .mobi cho tài liệu của bạn và có thể đọc to chúng lên. (Chuyển đổi sang .mobi rất đơn giản bằng cách sử dụng Calibre. )

 

Hình C

 

Figure C

 

4. Grammarly

 

Grammarly(Hình D) là một dịch vụ trực tuyến không hề rẻ, nhưng nó là công cụ tuyệt vời để giúp bạn kiểm tra các lỗi ngữ pháp, lỗi chính tả và nhiều lỗi khác trong tài liệu của bạn. Bạn có thể đăng kí một tài khoản miễn phí, nhưng nếu bạn đăng kí tài khoản này, Grammarly sẽ chỉ cho bạn biết tài liệu của bạn đang mắc lỗi. Để thật sự nhìn thấy lỗi, bạn sẽ phải đăng kí tài khoản trả phí. Các tài khoản trả phí với mức giá 29.95$ sử dụng cho hàng tháng, 59,95$ sử dụng cho hàng quý và 139,95$ sử dụng cho hàng năm.

 

Hình D

 Figure D

 

Grammarly sẽ tìm ra và sửa lỗi trên 250 loại lỗi và giúp bạn cải thiện việc lựa chọn các từ ngữ cho phù hợp. Công cụ cũng chứa một bộ kiểm tra “đạo văn”. Bạn có thể cắt và dán văn bản của bạn vào hệ thống Grammarly, hoặc nếu văn bản của bạn dài thì hãy tải tập tin lên. Cũng giống như bộ kiểm tra và rà soát ngữ pháp tự động khác, Grammarly cũng không hoàn hảo hoàn toàn, đặc biệt là đối với các cuốn tiểu thuyết dài. Nhưng đối với các bản copy chuyên nghiệp (như các lá thư, các bản phát hành PR,…) thì dịch vụ trực tuyến này cũng có thể thực hiện xuất sắc.

 

5. Ginger

 

Ginger (Hình E) là một ứng dụng tuyệt rà soát lỗi tuyệt vời, cung cấp một công cụ dễ sử dụng trên máy tính và trình duyệt Chrome. Bạn phải đăng kí một tài khoản miễn phí. Một khi đăng kí thành công, bạn có thể đánh văn bản hoặc sao chép văn bản vào công cụ và Ginger sẽ kiểm tra những lỗi ngữ pháp cho bạn. Công cụ cũng sẽ kiểm tra các câu văn diễn đạt bằng cách khác nếu có thể. Chỉ cần nhập vào đoạn văn bản của bạn và click vào biểu tượng bút loong để Ginger kiểm tra và cho góp ý. Ginger có xây dựng từ điển, phiên dịch, từ đồng nghĩa, cụm từ thường dùng trong ngày và nhiều hỗ trợ khác nữa. Ginger cũng hỗ trợ tốt trên Android và iOS.

 

Hình E

 Figure E

Chia sẻ bài viết ngay

Nguồn bài viết : techrepublic.com