Hou-ren-so có tầm quan trọng như thế nào trong dự án phần mềm?

Tram Ho

Nếu bạn làm việc cho thị trường Nhật thì có lẽ bạn đã từng nghe đâu đó đến thuật ngữ Hou-ren-so. Nhưng bạn đã thực sự hiểu ý nghĩa và tầm quan trọng của thuật ngữ này chưa ?. Chúng ta cùng nhau tìm hiểu và bàn luận nhé.**

A. Hou-ren-so là gì?

  • Hou-ren-so trong tiếng Nhật là viết tắt của 3 từ Houkoku (Báo cáo) – Renraku (Liên lạc) – Soudan ( Trao đổi, bàn bạc).
  • “Báo cáo”: Khi gặp vấn đề, ngay lập tức báo cáo cho người lãnh đạo gần nhất. Báo cáo ngắn gọn tình huống đang gặp phải, tình trạng của vấn đề, hướng giải quyết vấn đề đang gặp phải: đang xử lý như thế nào, xử lý đến đâu…
  • “Liên lạc”: liên lạc và truyền đạt thông tin thường xuyên với các thành viên khác trong nhóm để họ có thể nắm được tình hình và góp ý giải quyết vấn đề hoặc để xây dựng kế hoạch tốt hơn.
  • “Bàn bạc”: Khi đã báo cáo tình huống, liên lạc với những thành viên liên quan mà vấn đề vẫn chưa được giải quyết, thì lúc này mọi người sẽ cùng họp, bàn bạc để tìm ra giải pháp tốt nhất cho vấn đề.

KHÔNG CHỈ làm trong thị trường NHẬT mới cần Hou-ren-so mà trong thị trường Mỹ, Anh, Úc, Hàn, Trung hay bất kì thị trường nào, công việc chuyên ngành nào cũng cần có 3 yếu tố này.

B. Tầm quan trọng của việc Hou-ren-so:

Tình huống 1:

Tình huống 2:

Nếu bạn là member thì bạn nên hiểu rằng, Leader hỏi mình là để :

  • Xem dự án hay bản thân mình hoàn thành công việc đến đâu rồi, có bị overload hay bị gặp khó khăn gì thực hiện task hay không?
  • Nếu có thì sẽ nắm bắt được tình hình và sẽ đưa người vào support bạn hoặc nếu công việc quá tải thì leader sẽ xem lại việc phân bổ task sao cho hợp lý hơn đó chứ ko phải là hạch sách hay là doạn nạt gì bạn đâu. Vậy nên bạn hãy báo cáo một cách đầy đủ và chi tiết nhé.

Tình huống 3:

Với câu hỏi này bạn nên trả lời một cách đầy đủ hơn:

=> Với câu trả lời này Leader sẽ hiểu được nguyên nhân và ACTION mà bạn sẽ sửa hơn là 1 câu nói xuông – không có ý cải thiện trên kia.

Tình huống 4:

Không nênNên
– Khách hàng nhờ làm 1 CR khó
– Brse: Tôi sẽ trao đổi với team thử xem có làm được không…
=> Tỏ thái độ thiếu tự tin, mập mờ,
Thay vì đó hãy nói: Tôi sẽ trao đổi với team để tìm hiểu và estimate công việc và báo lại vào 2h chiều
– Khách hàng chậm trả lời Q&A
– Brse: Anh cần trả lời Q&A trước buổi sáng nếu không chúng tôi sẽ không làm tiếp được.
=> Thái độ ra lệnh, không hợp tác.
Hãy tìm hiểu khó khăn của KH và cùng tìm cách giải quyết.
– Khách hàng đánh giá không tốt về dự án
– Brse: Nó không tệ như ông nghĩ đâu, đấy là do ông chưa thấy team đã cố gắng như nào
– Khi khách hàng tỏ thái độ không hài lòng, trước tiên hãy đồng cảm với họ, đừng tỏ ra xem thường cảm xúc của họ, lao vào giải thích ngay.
– Điều khách hàng kì vọng nhất từ doanh nghiệp là một lời xin lỗi. Vậy nên, hãy luôn bắt đầu quá trình giải quyết vấn đề bằng một lời xin lỗi chân thành.

C. Những lưu ý cần tuân thủ về Hou-ren-so:

a. Các điểm cần lưu ý trong BÁO CÁO:

  • Tránh các từ cảm thán cảm nghĩ
  • Tránh để phải hỏi lại
  • Cần có các số liệu
  • Cần đứng trên quan điểm người ngoài dự án nhìn vào để đánh giá người xem report là ai, người ta cần biết những thông tin gì
  • Khung báo cáo:

    + Thực trạng

    + Nguyên nhân

    + Giải pháp

    + Tiến độ

b. Các điểm cần lưu ý trong LIÊN LẠC:

  • Xác nhận nắm được thông tin càng sớm càng tốt
  • Khi xử lý cần đưa ra mốc thời gian sẽ cập nhật tình hình
  • Cần nắm rõ được điều mình sẽ nói, trao đổi tình hình thực tế, cái nào là phán đoán phải nói là phán đoán và đưa ra cơ sở
  • Trình bày rành mạch, ngắn gọn
  • Lưu lại evidence

c. Các điểm cần lưu ý trong BÀN BẠC :

  • Nắm bắt tâm lý đối tượng cần bàn bạc => Thời điểm bàn bạc
  • Xây dựng quan hệ từ trước
  • Trao đổi dựa trên con số, tình hình thực tế
  • Đôi khi hãy thử đặt câu hỏi ngược: nếu bạn ở trong hoàn cảnh của tôi bạn sẽ làm thế nào…?
  • Tuyệt đối không chỉ trích, luôn nhớ trao đổi trên tinh thần xây dựng, hướng tới win-win
  • Lưu lại evidence

D. Hou-sen-so bằng những cách nào?

E. Những điều CẦN TRÁNH

  • Không phải cái gì cũng báo là tốt, liên lạc quá nhiều toàn thứ cỏn con: “Anh ơi em đi ăn trưa, xin về muộn 5 phút”, trong khi không có cuộc họp gì
  • Văn hóa doanh nghiệp top-down, sếp khệnh khạng không lắng nghe
  • Nghe xong bỏ đấy
  • Tư tưởng chỉ cần hou-ren-sou 1 chiều, cấp trên -> cấp dưới
  • Tâm lý ngại báo cáo các vấn đề xấu
  • Tự đưa quan điểm cá nhân vào mà coi thường quy trình

Trên đây là những kiến thức về Hou-ren-so, mình hy vọng nó sẽ giúp ích cho công việc của bạn thuân lợi hơn nhé. Chúc các bạn luôn vui vẻ và tràn đầy năng lượng nhé.

Chia sẻ bài viết ngay

Nguồn bài viết : Viblo