Đẩy nhanh tiến độ RPA

Linh Le

Đây là bài viết thứ tư trong chuỗi năm bài về việc áp dụng RPA trong doanh nghiệp.

Cũng như với bất kỳ công nghệ mới nào, RPA cũng cần có thời gian để phô diễn ra hết những lợi ích của mình. Nhưng so với các công nghệ khác, có thể nhận thấy các lợi ích của RPA tương đối nhanh chóng. Sự dễ dàng trong việc thiết kế robot và tránh việc phải thay đổi hệ thống từ sâu bên trong thông qua tích hợp đã giúp việc triển khai diễn ra nhanh hơn nhiều. Tuy nhiên, hầu hết các tổ chức dường như phải vật lộn với thời gian cần để xác định các trường hợp sử dụng và chuyển đổi chúng thành các robot phần mềm có thể triển khai.

Lý do chính lý giải cho điều này là hầu hết các tổ chức không thực hiện các thay đổi cơ cấu cần thiết để hỗ trợ triển khai RPA nhanh chóng. Họ vẫn tiếp tục làm việc với các cấu trúc silo (silo structure) cũ, và đây chính là nguyên nhân làm chậm quá trình triển khai RPA. Hình 1.0 mô tả RPA được thực hiện trong một môi trường trong đó các silo cố định xử lý các hoạt động khác nhau.

Hình 1 Cách tiếp cận Silo để thực thi RPA

Thông thường, các hoạt động RPA được thực hiện tuần tự; điều này ngăn cản sự giao tiếp và cộng tác giữa các bên liên quan khác nhau, làm mất vai trò hiệu quả trong việc đẩy nhanh triển khai RPA. Người dùng doanh nghiệp xác định các yêu cầu RPA, các trường hợp ưu tiên sử dụng và ghi đè các trường hợp kinh doanh. CNTT, mặt khác, đánh giá tính phù hợp kỹ thuật của các trường hợp sử dụng, và thiết kế và triển khai robot. Hợp tác hiệu quả diễn ra ở hai điểm: hiểu các yêu cầu RPA và kiểm tra sự chấp nhận của người dùng.

Cách tiếp cận kiểu thác nước này nhằm triển khai RPA dẫn đến sự hiểu lầm liên tục và khoảng cách giữa kỳ vọng kinh doanh và những gì CNTT mang lại, dẫn đến sự chậm trễ kéo dài và rào cản để áp dụng RPA. Để khắc phục lý do dẫn đến sự thất bại giữa các nhóm khác nhau này, các tổ chức phải áp dụng một cách tiếp cận linh hoạt hơn để đẩy nhanh việc triển khai RPA. Phương thức hoạt động kép, dev-op và phương pháp phát triển hệ thống động là một số kỹ thuật có thể giúp cho các tổ chức nhanh nhẹn hơn trong việc triển khai RPA nhanh chóng mở rộng.

Cốt lõi của các phương pháp này là cơ cấu tổ chức thay thế các silo bằng các kênh truyền thông và cộng tác lâu dài. Hình 2.0 cho thấy mô hình này hoạt động như thế nào và tác động của nó đến việc đẩy nhanh việc triển khai RPA.

Hình 2 RPA yêu cầu sự nhanh nhẹn và điều này đòi hỏi cần phải loại bỏ các silo và xây dựng lại các hoạt động được chia sẻ giữa tất cả các team

Cách làm việc mới này đảm bảo rằng mọi hoạt động của vòng đời RPA, giao tiếp và cộng tác diễn ra liên tục giữa tất cả các bên liên quan. Có một sự kết hợp nơi làm việc (tất cả các thành viên trong nhóm ngồi trong cùng một không gian văn phòng) và thời gian (không cần phải chờ phản hồi từ các nhóm được điều khiển bởi các OLA nội bộ). Điều này đảm bảo rằng các trường hợp sử dụng được xác định và đánh giá nhanh về tính khả thi về kỹ thuật, các lỗi được giảm thiểu trong quá trình triển khai, các lỗi được phát hiện trong thử nghiệm được giải quyết nhanh chóng và tất cả các bên hợp tác để đưa ra các vấn đề triển khai chưa có. Vì tất cả các thành viên trong nhóm đều có sẵn tại chỗ để giải quyết vấn đề ở từng giai đoạn của vòng đời RPA nên bắt buộc năng suất sẽ tăng lên,

Nếu các tổ chức cam kết thực hiện các thay đổi cơ cấu nhỏ để hỗ trợ việc thực hiện RPA, họ sẽ không bị thất vọng bởi kết quả. Nhiều công ty đã sử dụng các kỹ thuật này và đã thành công trong việc chuyển đổi nhanh các trường hợp sử dụng tiềm năng thành các robot có khả năng mang lại lợi ích kinh doanh tức thì. Ngoài các lợi ích kinh doanh, việc áp dụng RPA cung cấp một cuộc nổi dậy mạnh mẽ bởi vì sự trì trệ và tác phong quan liêu trong tổ chức được giữ ở mức tối thiểu.

Bấm vào đây để xem bài ti ếp theo.

Chia sẻ bài viết ngay

Nguồn bài viết : https://straighttalk.hcltech.com