Đã đến lúc tống khứ văn phòng theo kiểu không gian mở đối với các team lập trình

Tất cả chúng ta trước nay đều bị cuốn vào cuộc tranh luận liệu có nên có một văn phòng kiểu không gian mở (open-plan office) hay không. Nhìn chung thì các CEO (giám đốc điều hành) sẽ ủng hộ cho kiểu văn phòng này, trong khi từng cá nhân riêng lẻ sẽ trả lời rằng, “Làm ơn đi, không!!!” Tất nhiên là các CEO sẽ không lắng nghe điều này bởi họ cảm thấy họ là những người duy nhất có cái nhìn toàn cảnh đủ rõ ràng để đưa ra quyết định. Và vì vậy, có vẻ như, 70% trong số các văn phòng hiện nay đều theo kiểu thiết kế mở .

Tôi vẫn luôn tự hỏi rằng liệu chúng ta có thể phân tích thật hợp lý về vấn đề này, rồi sau đó chúng ta có thể nhất trí điều gì là tốt nhất cho công ty hay không (không may là bạn sẽ chẳng bao giờ thuyết phục được một giám đốc điều gì là tốt nhất cho các lập trình viên của mình đâu). Và cuối cùng, chúng ta có thể thảo luận về những gì có thể làm nếu bạn đang gặp vấn đề với một văn phòng mở.

Đầu tiên, hãy tiếp cận các tiêu chí cần xem xét. Chúng có đi kèm theo nhận xét về các cách thiết kế không gian làm việc khác nhau cùng với những đánh giá.

Tiêu chuẩn nào cho cấu trúc không gian làm việc của bạn ?

Nếu có một tiêu chuẩn thực sự thu hút với bất kỳ nhà điều hành nào, thì đó chính là Lợi nhuận trên vốn đầu tư (ROI), nhưng làm thế nào chúng ta có thể chia nhỏ vấn đề để cho dễ hiểu?

• Tiêu chí tài chính: Chi phí văn phòng. Bạn càng cần nhiều diện tích thì càng tốn kém.
• Tiêu chí năng suất: Cắt giảm diện tích để làm gì nếu năng suất của nhóm bạn bị giảm đi? Năng suất là đầu ra của cả tổ chức, nhưng gián tiếp cũng là kết quả của văn phòng.
• Tiêu chí hợp tác: Những ý tưởng và cải tiến tốt nhất đều đến từ sự cộng tác của những bộ óc trong tập thể. Nếu cả team tạo ra nhiều sản phẩm, nhưng không có sản phẩm nào ra hồn, thì ROI của team bằng không. Vì vậy, sự hợp tác có tương quan trực tiếp với chất lượng đầu ra.
• Tiêu chí giữ chân nhân tài: Hãy thành thật nhìn nhận vấn đề. Tiền lương tốn kém hơn rất nhiều so với chi phí văn phòng! Nếu chi phí văn phòng làm ảnh hưởng đến chi phí giữ chân nhân tài, thì đây là một tiêu chí bạn cần phải lưu ý.

Thoạt nhìn, dường như chúng ta có bốn tiêu chí để đánh giá .

Nhưng từ quan điểm của nhà điều hành, có thể có một điểm quan trọng thứ năm nữa – cảm giác cả nhóm ở cùng một địa đểm, dễ tiếp cận và dễ theo dõi. Chúng ta có thể coi tiêu chí này không có thực, nhưng tôi sẵn sàng đặt cược rằng đây rõ ràng là một yếu tố quyết định. Vì lợi ích của cuộc tranh luận này, hãy xem như đây là tiêu chí thứ năm (cụ thể là đối với mặt quản lý): Khả năng tiếp cận (Accessibility).

Trước khi chúng ta đi sâu hơn vào vấn đề này, tôi sẽ nói tới các tiêu chí tài chính và giữ chân tài năng. Đây là lý do tại sao:

Về mặt tài chính, hãy giả sử rằng dùng bàn làm việc cá nhân sẽ chiếm không gian gấp năm lần so với việc dùng một văn phòng có không gian mở cho cùng số lượng lập trình viên. Đối với một team gồm 100 người, bạn sẽ phải trả khoảng 70.000 đô la mỗi năm cho tiền thuê văn phòng có không gian mở. Chắc chắn là nó còn phụ thuộc vào thành phố nào nữa, nhưng bạn sẽ thấy nó chẳng là vấn đề gì cả. Mức lương trung bình cho lập trình viên tầm 100.000 đô la, và đó là mức giá hợp lý. Tổng tiền lương phải trả tiêu tốn khoảng 10 triệu đô la mỗi năm! Vì vậy, cứ 10% năng suất mất đi là 1 triệu đô la bị ném ra ngoài cửa sổ – gấp 15 lần so với tiền thuê văn phòng!

Về mặt duy trì nhân tài, năng suất và sự hợp tác hiệu quả của team có liên quan trực tiếp đến việc giữ chân nhân tài. Nếu team của bạn làm việc hiệu quả và hợp tác tốt với nhau, thì việc giữ người tài không còn là vấn đề lớn nữa, khi đó tất cả những yếu tố khác thì quan trọng ngang nhau.

Đó là lý do tại sao năng suất và sự hợp tác nên là tiêu chí duy nhất của bạn, cho dù bạn là nhân viên bình thường, quản lý hay CEO. Hãy phân tích các cấu trúc không gian làm việc khác nhau dựa trên hai điểm đó.

Các cấu trúc bạn có thể lựa chọn là gì?

1. Văn phòng có không gian mở

Năng suất (Productivity):

Có một lý do tại sao các nhân viên lập trình ghét văn phòng có không gian mở. Vâng, ghét có thể đã là một từ nói giảm khi nói đến vấn đề này; cứ thử vào Reddit tự kiểm tra xem: “Văn phòng không gian mở thật tồi tệ, khủng khiếp, chẳng có gì tốt, một ý tưởng tồi”. Lý do tại sao? Các lập trình viên thường bị gián đoạn và căng thẳng nhiều hơn với kiểu văn phòng này. Nếu không gian làm việc được thiết kế linh hoạt nhất có thể, thì điều đó cũng chẳng giúp họ tập trung hơn! Bất kỳ sự gián đoạn nào cũng có thể dễ dàng lấy đi hơn 30 phút làm việc năng suất của họ. Và càng bị ngắt quãng thì thất vọng càng nhiều, công việc càng kém chất lượng, càng có nhiều lỗi – và cứ tiếp tục như vậy. Giả sử bạn bị gián đoạn hai lần một ngày thì sẽ mất đi 1 tiếng hiệu suất mỗi ngày: giảm 15% năng suất!

 Hợp tác (Collaboration):

Có một nghiên cứu của Harvard nói về vấn đề này. Bài nghiên cứu thực sự cho rằng các văn phòng có không gian mở khiến team của bạn ít hợp tác với nhau hơn. Điều này có thể là một bất ngờ đối với các CEO. Nhưng tôi cam đoan với bạn, không phải với các lập trình viên, là nó đúng! Nghiên cứu cho biết, đối với các văn phòng có không gian mở, “trung bình, thời gian làm việc trực tiếp với nhau đã giảm khoảng 70% giữa các nhân viên tham gia nghiên cứu, cùng với đó, việc sử dụng email tăng từ 22% lên 50% (tùy theo phương pháp ước tính được sử dụng)”.

Và khi bạn thử suy nghĩ về điều này bạn sẽ thấy hiển nhiên là vậy. Mọi người không thể chịu được tiếng ồn, và do đó họ đã đeo tai nghe vào.

Khả năng tiếp cận:

Đây là cấu trúc văn phòng tốt nhất để các CEO cảm nhận được một phần của team khi tất cả mọi người ở cùng một nơi. Việc di chuyểu giữa các nhóm cũng dễ dàng hơn.

Chắc chắn là có nhiều cách để thiết kế một văn phòng có không gian mở có thể bù đắp cho những điểm tiêu cực. Chúng ta sẽ xem xét vấn đề đó khi kiểm tra các giải pháp văn phòng khác nhau.

2. Văn phòng với những vách ngăn (The cubicle farm)

Vấn đề chính với các vách ngăn là cách con người cảm nhận không tốt về chúng do ảnh hưởng từ định kiến. Nhưng bạn có thể làm chúng trở nên hài hước hơn! Hãy nhìn hình ảnh của văn phòng với những vách ngăn trong công ty Zappos mà xem!

Năng suất:

Ở giữa những vách ngăn, bạn sẽ ít bị sao lãng và ít bị gián đoạn vô nghĩa nhờ vào sự riêng tư mà không gian ấy mang lại. Không thấy mặt đồng nghiệp thì bạn không phải dừng làm việc và bông đùa với người đó. Thêm nữa, các nhà lập trình cảm thấy ít bị “nhòm ngó” và có thể thoải mái hơn, từ đó cho phép họ tập trung hơn. Tuy vậy, bạn không giảm được tiếng ồn, nhưng có thể dễ dàng khắc phục bằng cách đeo tai nghe vào.

Hợp tác: 

Các khu vực làm việc như thế có thể được sắp xếp bởi các nhóm để tối đa sự hợp tác. Nhưng điều này có thể nghĩa là bạn sẽ cần thay đổi khu vực làm việc nếu bạn thay đổi team, vì vậy các lập trình viên có thể ít có xu hướng cá nhân hóa các vách ngăn theo ý mình. Mặc dù bạn sẽ phải đứng dậy để nói chuyện với đồng nghiệp, nhưng bạn cũng có chút riêng tư khi cần nói nhiều vấn đề chi tiết với các đồng nghiệp mà không sợ làm phiền những người kế bên, đó chính là một ưu điểm của sự hợp tác.

Khả năng tiếp cận:

Không gian làm việc phân từng ngăn chiếm không gian gấp đôi so với không gian mở. Vì vậy, các CEO có thể cảm thấy khó tiếp cận các team hơn, thậm chí họ có thể cần nhiều tầng hơn thay vì chỉ một tầng do các vách ngăn chiếm hết chỗ.

3. Tách rời các team (cởi mở trong từng team, tách biệt với team khác)

Nếu các team của bạn thuộc dạng hùng hậu thì câu chuyện sẽ quay lại dạng văn phòng có không gian mở. Vì vậy, trong phương án này, tôi chỉ xét các team dưới 10 người.

Năng suất:Nhóm càng nhỏ, môi trường tập trung càng tốt. Mặc dù vậy, việc có hay không có người quản lý trong không gian này thực sự tạo nên sự khác biệt rất lớn, vì các lập trình viên có thể cảm thấy bớt thoải mái hơn một chút, tất nhiên tùy thuộc vào phong cách quản lý. Lợi thế lớn ở đây là giảm thiểu được sự sao lãng đến từ bên ngoài. Hợp tác:Đây có thể là cấu trúc tốt nhất đối với sự cộng tác trong team. Tuy nhiên, điều này có thể làm giảm tính hợp tác giữa các team với nhau. Một cách để bù đắp lại vấn đề này là nên để các team cộng tác với nhau trong các không gian liền kề và có hành lang hoặc không gian họp chung. Khả năng tiếp cận:Thật là giải pháp hoàn hảo cho các nhà quản lý. Họ có không gian riêng với team của mình, không bị các team khác làm phiền. Tuy nhiên, các nhà điều hành có thể không có cùng cảm giác đó. Thay vì có một siêu team (meta-team), họ lại có một vài team riêng biệt ở những khu vực khác nhau. Từ ba đến tám người là một con số đẹp, nhưng đó chỉ là ý kiến ​​của tôi thôi; bạn có thể không đồng ý. Nhưng chắc chắn càng nhiều người thì càng nhiều phiền nhiễu.

4. Văn phòng cá nhân Năng suất:Đây là giải pháp mà môi trường ít bị gián đoạn nhất và do đó về mặt lý thuyết có năng suất cao nhất. Tuy nhiên, tôi sẽ chọn việc có thêm một đồng nghiệp cùng phòng, điều này thực sự giúp cả hai lập trình viên cùng tập trung. Vì người lập trình viên không thể làm việc hiệu quả liên tục suốt tám tiếng liền. Họ cần một chút thời gian để trò chuyện nhẹ nhàng trước khi quay trở lại làm việc. Điều này có thể khó mà thành hiện thực với các văn phòng cá nhân. Bạn cần phải có hai người chung một phòng thì mới làm được điều đó.

Hợp tác:Văn phòng riêng khiến cuộc trò chuyện dễ dàng hơn. Bạn đóng cửa phòng và bạn có thể nói về những việc cần nói, mà không phải lo lắng về việc làm phiền người khác. Giải pháp này thật hữu dụng khi thảo luận về các vấn đề phức tạp, chứ không phải những câu hỏi đơn giản có thể bàn luận trực tuyến. Điều này đặc biệt đúng trong trường hợp người bạn muốn nói chuyện không ở gần, khi ấy team sẽ bị loãng đi. Khả năng tiếp cận:Các văn phòng riêng lẻ có thể chiếm không gian gấp năm lần so với văn phòng mở. Nhóm 100 lập trình viên của bạn có thể phân bố trên nhiều tầng. Khả năng tiếp cận các team trong tình huống này trở thành nỗi kinh hoàng đối với các CEO, nếu công ty của bạn có văn phòng như thế. 5. Văn phòng từ xa Năng suất:Ít bị gián đoạn nhất và năng suất cao nhất. Tuy nhiên, không phải ai cũng có thể làm việc từ xa được. Một số team giải lao bằng cách gọi trực tuyến và trò chuyện trực tuyến trong những giờ nghỉ ngắn giữa hai nhiệm vụ. Hầu hết việc giao tiếp không cùng lúc, nên các lập trình viên có thể trả lời khi họ muốn. Hợp tác:Ngày càng có nhiều công ty sử dụng văn phòng từ xa, và ngày càng có nhiều hoạt động cộng tác từ xa xuất hiện. Sự hợp tác này không giống như trong một văn phòng thật sự, và công ty của bạn cần nghiêm túc thích ứng với điểm này. Nhưng khả năng hợp tác thậm chí có thể cao hơn trong các văn phòng từ xa, vì mọi người ít lo lắng hơn khi tham gia vào các cuộc tranh luận ảo như thế này. Khả năng tiếp cận:Đây là điều tồi tệ nhất đối với các CEO.

 Vậy thì mô hình văn phòng nào là tốt nhất? Thật không may, tôi nghĩ rằng khả năng tiếp cận là tiêu chí được các nhà điều hành xem xét nhiều nhất hiện nay, mặc dù không nên như vậy nếu bạn thực sự nghĩ về lợi ích cao nhất của công ty. Nhưng các công ty không phải là người ra quyết định, mà là CEO của chúng.

Nếu chúng ta không tính tới khả năng tiếp cận, thì điều này phụ thuộc vào việc bạn thích năng suất hơn hay thích yếu tố hợp tác hơn. Nếu bạn thích sự hợp tác, thì giải pháp văn phòng riêng lẻ là lựa chọn tồi nhất . Nếu bạn thích năng suất và kết quả, vậy thì sắp xếp cho hai hoặc ba lập trình viên vào các phòng riêng biệt, để bạn có được cả sự tập trung lẫn những cách dễ dàng để cộng tác. Lựa chọn ưa thích của cá nhân tôi là các team làm việc từ xa. Nhưng nếu phải là một văn phòng thực sự, thì sự lựa chọn của tôi sẽ là mô hình tách riêng từng team, vì nó thúc đẩy sự hợp tác và năng suất cao nhất trong team.

Nếu bạn muốn tạo ra một văn phòng mở tốt nhất có thể cho các lập trình viên, thì đây là những gì bạn có thể làm:

1. Thêm dải phân cách di động giữa các team hoặc ít nhất là giữ khoảng cách – đủ để bù lại phiền toái do các team tác động lẫn nhau.
2. Cung cấp tai nghe khử tiếng ồn (ngay cả khi đó không phải điều tốt nhất cho yếu tố hợp tác, thì cũng khó mà có thể ngăn cản các lập trình viên sử dụng chúng)
3. Cung cấp các bộ lọc màn hình (screen filter) cá nhân để nhân viên cảm thấy một chút riêng tư, thay vì lo lắng về việc quản lý cứ nhìn chằm chằm vào màn hình của họ .
4. Cuối cùng, nếu bạn có thể đủ khả năng lắp các vách ngăn, hãy thảo luận với team của bạn. Năng suất có thể đạt được tới mức nào? Tôi cảm thấy rằng họ sẽ quan tâm đấy.

Trong bất cứ trường hợp nào, nếu ai đó nói với bạn rằng “các văn phòng mở thường mang theo cảm giác sứ mệnh đầy tính biểu tượng của của tổ chức, khiến nhân viên cảm thấy họ là một phần của một doanh nghiệp thoải mái, sáng tạo,” thì bạn biết phải nói gì với họ rồi đấy!