8 dấu hiệu cho thấy đã đến lúc doanh nghiệp cần thay thế phần mềm lỗi thời

Linh Le

Ngày càng có nhiều doanh nghiệp đang chuyển từ phần mềm cũ sang các giải pháp thay thế hiện đại hơn. Đối với nhiều doanh nghiệp, đây là việc làm có lợi nhiều hơn hại, nhưng nó không đúng với mọi người. Mỗi công ty đều có nhu cầu về phần mềm riêng, khác với nhu cầu của các đối thủ cạnh tranh và đôi khi việc nâng cấp không xứng đáng với thời gian, chi phí và công sức bỏ ra.

Biết được công ty của bạn thuộc nhóm trước hay nhóm sau có thể là một vấn đề khá khó khăn. Nhằm đơn giản hóa cho bạn dễ hiểu, chúng tôi đã liệt kê ra tám lý do chính tại sao bạn nên nghĩ về việc vẫy tay chào tạm biệt hệ thống doanh nghiệp lỗi thời của mình.

1. Không đáp ứng được yêu cầu 

frustrated man with computer

Các hệ thống phần mềm doanh nghiệp cần hỗ trợ nhiều chức năng kinh doanh quan trọng. Chức năng kinh doanh có xu hướng thay đổi theo thời gian. Nhân viên có thể học cách thích nghi với các thay đổi đó, nhưng điều chỉnh phần mềm lỗi thời của bạn có thể không đáng so với chi phí và công sức bỏ ra, ngay cả nếu điều đó là khả thi.

Các hệ thống lỗi thời có thể không có khả năng xử lý một chức năng quá mới mẻ hoặc chức năng thay thế lạ lẫm. Giả sử rằng có một tổ chức đã đưa ra quyết định chiến lược mở rộng hoạt động của mình tới một hoặc nhiều thị trường nước ngoài, nhưng phần mềm lỗi thời của nó lại không phù hợp với các giao dịch tài chính liên quan đến nhiều loại đơn vị tiền tệ.

Điều gì xảy ra khi phần mềm doanh nghiệp sẵn có không thể hoàn thành những gì được yêu cầu? Đầu tiên: giảm năng suất. Khi phần mềm không còn đáp ứng được nhu cầu của nhân viên, họ sẽ không thể thực hiện một số nhiệm vụ nhất định một cách trơn tru và có thể trở nên kém hiệu quả hơn. Thứ hai: tăng chi phí. Các nhân viên thường phải tìm các giải pháp tạm thời để lấp đầy khoảng trống do phần mềm yếu kém gây ra (ví dụ: các ứng dụng bổ sung). Tất cả điều này đều có cái giá của nó.

Với giải pháp thay thế, một công ty có thể thực hiện một giải pháp từng phần để giải quyết yêu cầu mà phần mềm lỗi thời không thể hoàn tất. Mặc dù giải pháp này đôi khi hợp lý đối với việc kinh doanh, nhưng nó cũng có thể làm tăng silo (các hệ thống phần mềm riêng biệt không giao tiếp với nhau), chi phí, thời gian chết và khiến người dùng bối rối.

2. Hiệu suất có vấn đề

Độ tin cậy và thời gian hoạt động rất quan trọng đối với hầu hết các doanh nghiệp. Hãy nghĩ rằng phần mềm kinh doanh là một cỗ máy trên dây chuyền sản xuất. Nếu máy tạm thời ngừng hoạt động, toàn bộ dây chuyền sản xuất sẽ bị tạm dừng cho đến khi sự cố được khắc phục.

Thời gian chết có thể xảy ra, nhưng nó phải được giảm thiểu. Các doanh nghiệp thường đợi đến giữa đêm hoặc cuối tuần để chạy các bản cập nhật hoặc thực hiện bảo trì máy chủ theo kế hoạch cho trước. Tuy nhiên, thời gian chết bất ngờ có thể xảy ra bất cứ lúc nào, thường là khi có một lượng lớn người cố gắng truy cập phần mềm hoặc trang web của bạn cùng một lúc. Trong thực tế, những hỏng hóc thường do nhu cầu gia tăng gây ra.

Với phần mềm lỗi thời, hỏng hóc và các vấn đề khác tương tự thường trở nên thường xuyên hơn theo thời gian. Đây có thể là một trong những dấu hiệu đầu tiên cho thấy đã đến lúc bắt đầu suy nghĩ về các lựa chọn khác.

3. Các công nghệ không tương thích với nhau

businessman using touchscreen device

Các công ty áp dụng các công nghệ mới nổi để duy trì tính cạnh tranh, chi phí thấp hơn, đáp ứng sự mong đợi của khách hàng và các nhà cung cấp, hoặc thậm chí là đối với nhân viên hiện tại và tương lai. Bạn nên bắt đầu cân nhắc thay đổi phần mềm lạc hậu của mình khi phần mềm không thể tích hợp với các công nghệ mới mà công ty bạn muốn sử dụng.

Giả sử tổ chức của bạn đang lo lắng khi tận dụng internet vạn vật (IoT) để cải thiện tầm nhìn của chuỗi cung ứng. Tính đến nay, bạn đã sử dụng một hệ thống quản lý hàng tồn kho bằng cách sử dụng nhận dạng tần số vô tuyến (RFID) mà phần mềm hiện tại của công ty bạn được trang bị, nhưng hệ thống của bạn không thể phù hợp với các thiết bị IoT mới. Điều này dẫn đến hai lựa chọn cho bạn: hoặc là chuyển hẳn sang một hệ thống mới có thể cung cấp các chức năng cần thiết hoặc đơn giản là từ bỏ việc áp dụng công nghệ mới.

Sự phát triển nhanh chóng của công nghệ IoT cho thấy rằng nó sẽ sớm thay thế các công nghệ cũ hơn và là tiêu chuẩn để duy trì tầm nhìn và kiểm soát trong mọi giai đoạn của chuỗi cung ứng. Do đó, cuối cùng thì các doanh nghiệp tham gia quản lý chuỗi cung ứng cũng sẽ phải áp dụng công nghệ này.

4. Bạn muốn duy trì tính cạnh tranh

Theo kịp sự cạnh tranh thường rất quan trọng đối với nhiều tổ chức. Các công ty liên tục bị người tiêu dùng, các cổ đông và thậm chí là nhân viên tiềm năng so sánh với những công ty khác có cùng ngành kinh doanh. Phần mềm lỗi thời có thể gây hại cho hình ảnh của công ty bạn và đẩy khách hàng và nhân tài về phía những đối thủ đang bắt kịp với công nghệ hiện đại.

Ngày nay, khách hàng có những kỳ vọng mà thường chỉ có phần mềm mới có thể giúp bạn đáp ứng. Ví dụ, khách hàng có thể muốn theo dõi trạng thái của một đơn đặt hàng trực tuyến mà không cần phải nhấc điện thoại.

Phần mềm dễ sử dụng và trực quan cũng có khả năng hấp dẫn hơn đối với các nhân viên tiềm năng so với các hệ thống cũ. Điều chắc chắn là việc đưa ra lời xin lỗi vì không theo kịp thời đại có thể không phải là một hành động khả thi trong thời gian dài.

5. Thiếu sự hỗ trợ từ bên ngoài

collaboration for action

Phần mềm lỗi thời thường không còn được hỗ trợ bởi nhà phát triển hoặc nhà cung cấp. Việc hỗ trợ có vẻ không quá quan trọng cho đến khi bạn thực sự cần đến nó. Các nhà phát triển phần mềm thường đưa ra các bản sửa lỗi, bản vá bảo mật và nâng cấp tính năng cho đến khi một hệ thống không còn được sử dụng rộng rãi nữa. Tại thời điểm này, phần mềm nhanh chóng trở nên dễ bị tấn công về bảo mật hơn.

Nếu nhà cung cấp phần mềm cũ của bạn không còn hỗ trợ, bạn có kế hoạch gì trong trường hợp có sự cố không? Nếu bạn không thể nhận được hỗ trợ từ nhà cung cấp nữa, công ty của bạn có thể gặp khó khăn.

Bao nhiêu thời gian, năng suất và tiền bạc đã bị mất do sự cố phần mềm, thời gian chết và việc tự sửa chữa lỗi? Không có sự hỗ trợ của nhà cung cấp thì bất kỳ sự cố phần mềm, thời gian chết và vệc tự sửa chữa đều có thể sẽ làm bạn mất thời gian, năng suất và tiền bạc. Vì vậy nâng cấp giải pháp của bạn là điều hoàn toàn đáng giá.

6. Thiếu sự hỗ trợ nội bộ

Cụm từ phần mềm lỗi thời đôi khi được dùng để nói tới một hệ thống được lập trình riêng cho công ty của bạn. Vấn đề xảy ra ở đây là thường chỉ những người lập trình hệ thống của bạn mới biết cách sử dụng và sửa đổi nó.

Bạn có kế hoạch nào để thay thế những lập trình viên này nếu họ rời khỏi công ty của bạn không? Liệu có khả thi khi tuyển dụng các nhà phát triển mới hoặc đào tạo nhân viên hiện có để làm việc với phần mềm cũ của bạn không? Tuyển dụng các nhà phát triển phần mềm mới để làm việc trên các hệ thống lỗi thời có thể là thách thức.

Một vấn đề cần lưu ý khác là sự tiến triển của công nghệ và cách mà nó ảnh hưởng đến các ưu tiên trong kinh doanh. Có khả năng rằng các yêu cầu kinh doanh của bạn sẽ thay đổi theo thời gian và bạn sẽ cần phải áp dụng công nghệ mới. Hệ thống hiện tại của bạn sẽ đối phó với công nghệ mới như thế nào? Nhân viên hỗ trợ CNTT nội bộ của bạn có được trang bị để tiếp tục điều chỉnh hệ thống cũ nhằm đáp ứng từng yêu cầu mới không? Đây là tất cả những câu hỏi bạn nên tự hỏi mình để đảm bảo rằng bạn đã chuẩn bị cho tình huống có thể xảy ra.

7. Không thân thiện với người dùng

users working with computers

Giao diện phần mềm lỗi thời thường cồng kềnh, phức tạp và mất thời gian để học cách sử dụng. Điều này có thể gây ra một loạt các vấn đề.

Sự phức tạp của phần mềm lỗi thời có thể ngăn cản hoặc cản trở nhân viên thử những thứ mới như tạo các loại báo cáo mới và khám phá các tính năng khác nhau của giải pháp . Đào tạo nhân viên mới sử dụng phần mềm có thể tốn thời gian, lãng phí tài nguyên và gây khó chịu cho chủ doanh nghiệp và nhân viên. Ngày nay, lực lượng lao động là những người am hiểu công nghệ và đã quen với công nghệ tiện lợi và dễ sử dụng, và có thể luôn mong đợi chủ của họ sử dụng công nghệ mới nhất. Hơn nữa, nhân viên sẽ nghỉ hưu và bỏ việc, vì vậy sẽ luôn có nhu cầu tuyển dụng nhân tài mới.

Nhiều công ty hiện đang sử dụng các giải pháp trực quan, giải pháp tân tiến để duy trì sự nhanh nhẹn và đáp ứng sự mong đợi của nhân viên của họ, chính là những người sẽ sử dụng phần mềm này. Thông thường, một dấu hỏi lớn được đặt ra là phải nâng cấp phần mềm đã lỗi thời của bạn hay đánh mất nhân viên vào tay các đối thủ cạnh tranh.

8. Thiếu tính cơ động

connected software system

Hầu hết các doanh nghiệp đều nhận thức đầy đủ về tầm quan trọng của tính cơ động và mang máy tính của riêng bạn (BYOD). Phần mềm cho phép nhân viên làm việc từ các địa điểm khác nhau là điều cần thiết cho những công ty sử dụng kỹ thuật viên dịch vụ hiện trường hoặc nhân viên thường xuyên di chuyển hoặc vận hành các cơ quan vệ tinh nhỏ.

Đối với các công ty khác, nhu cầu cơ động chỉ là vấn đề sớm muộn. Ngày càng có nhiều nhân viên mong đợi sự linh hoạt để làm việc từ xa. Ngày càng có nhiều doanh nghiệp nhìn thấy giá trị trong việc triển khai nhân viên từ xa để có thể có được những nhân tài tốt nhất.

Khách hàng cũng mong đợi các doanh nghiệp mà họ làm việc cùng sẽ linh hoạt hơn. Họ mong muốn nhận được câu trả lời cho câu hỏi của họ bất cứ lúc nào, từ bất cứ nơi nào, đặc biệt là nếu công ty của họ có thể truy cập dữ liệu ngay lập tức từ điện thoại hoặc máy tính bảng.

Nếu phần mềm lỗi thời của bạn không được trang bị đầy đủ các tùy chọn di động, bao gồm BYOD, thì đây có thể là một lý do nữa để từ bỏ nó đi.

Vậy liệu đã đến lúc nâng cấp phần mềm lỗi thời của bạn chưa?

Trung tâm đánh giá công nghệ (TEC) là một nguồn tài nguyên tuyệt vời để giúp bạn quyết định nên giữ hay từ bỏ phần mềm cũ của mình, bởi vì:

Đầu tiên, TEC không sản xuất, bán hoặc tiếp thị bất kỳ giải pháp phần mềm cụ thể nào. Chúng tôi không có quyền lợi gì trong quyết định nâng cấp, di chuyển hoặc giữ phần mềm hiện tại của bạn. Dịch vụ lựa chọn phần mềm của chúng tôi có thể giúp bạn quyết định có nên nâng cấp hay không và sẽ không bao giờ cố gắng khuyến khích bạn thay đổi phần mềm cũ của mình trừ khi nó không còn đáp ứng yêu cầu của bạn nữa.

Thứ hai, mục tiêu của chúng tôi là cung cấp cho bạn những nghiên cứu, sự tư vấn và các công cụ cần thiết để tìm phần mềm phù hợp nhất với yêu cầu của bạn. Chúng tôi không liên kết với bất kỳ nhà cung cấp nào và đưa ra lời khuyên công bằng 100%.

Thứ ba, bạn có thể dựa vào kinh nghiệm và kiến thức của chúng tôi để giúp bạn chọn phần mềm phù hợp cho doanh nghiệp của mình. Chúng tôi đã phát triển phương pháp lựa chọn phần mềm trong hơn hai thập kỷ và đã giúp hàng ngàn công ty chọn phần mềm tốt nhất theo nhu cầu của họ.

Hơn nữa, một khi bạn quyết định bắt đầu đánh giá các tùy chọn phần mềm của mình, bạn có thể chọn mức độ giúp đỡ mà bạn muốn từ chúng tôi. Các chuyên gia lựa chọn phần mềm của chúng tôi sẽ đưa ra cho bạn một hướng dẫn từng phần hoặc cho phép chúng tôi hỗ trợ cho toàn bộ quy trình của bạn.

Trang web của TEC cũng cung cấp rất nhiều tài liệu nghiên cứu, các công cụ lựa chọn phần mềm, các mẫu phần mềm có thể tùy chỉnh và các báo cáo so sánh có giá trị và thường miễn phí.

(*) Legacy software: là loại phần mềm đã cũ và lỗi thời nhưng vẫn được các doanh nghiệp sử dụng để thực hiện công việc nào đó mặc cho đã có những công cụ mới hiệu quả hơn ra đời.

Chia sẻ bài viết ngay