7 yếu tố thành công trong việc thực hiện Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA)

Linh Le

Tự động hóa quy trình robot được giới thiệu là một trình phá rối kỹ thuật số trong lĩnh vực hoạt động. Trong cuộc đua liên tục để cạnh tranh tốt hơn, các công ty đang tìm cách để hợp lý hóa quy trình, giảm chi phí và tập trung vào các hoạt động gia tăng giá trị. RPA là một giải pháp đầy hứa hẹn cho những vấn đề này, và do đó, không có gì lạ khi các tổ chức lớn và trung bình trong các ngành hiện đang thử nghiệm, hoặc triển khai Tự động hóa quy trình robot.

Như với tất cảcác công nghệ mới bước vào sân khấu, việc áp dụng và chấp nhận Tự động hóa quy trình robot là một nhiệm vụ khó khăn, với việc gặt hái những lợi ích đặt ra thách thức lớn hơn nữa. Một số phân tích về các trường hợp sử dụng sớm trong khi đó cho thấy việc đổ xô vào RPA mà không có cách tiếp cận được suy nghĩ cẩn thận có thể dẫn đến những sai lầm tốn kém. Nếu các dự án triển khai RPA không được quản lý đúng cách, chúng sẽ thất bại, tạo ra các kết quả không mong muốn hoặc chi phí nhiều hơn so với kế hoạch.

Esen Orhan và Marc Geleijn, Giám đốc và Phó Giám đốc tương ứng tại Protiviti, đã tham gia triển khai RPA kể từ buổi bình minh của công nghệ. Xây dựng dựa trên những hiểu biết của họ, cũng như tận dụng kiến ​​thức và kiến ​​thức toàn cầu của Protiviti trong lĩnh vực này, hai cố vấn đã tạo ra bảy yếu tố thành công mà họ tin là chìa khóa để thực hiện RPA thành công.

Chiến lược RPA

Trước khi bắt đầu thực hiện RPA, bắt buộc phải có những điều cơ bản tại chỗ – kế hoạch đúng. Chiến lược RPA của công ty cần được liên kết trực tiếp với lộ trình chiến lược CNTT và các kế hoạch hoạt động của chức năng kinh doanh. Điều này đảm bảo mục tiêu và mục tiêu của RPA Programme phù hợp với mục tiêu và mục tiêu của tổ chức.

Con người

Phổ biến với bất kỳ chuyển đổi thay đổi nào, mọi người nắm giữ chìa khóa, vì mọi người chịu trách nhiệm cuối cùng về việc lái xe và chấp nhận, sự thay đổi trong toàn tổ chức. Điều này từ lãnh đạo phải thay đổi các nhà lãnh đạo, cam kết và phù hợp trong quan điểm của họ, để các nhà quản lý và các chuyên gia trên sàn phải cởi mở để thay đổi và cách làm việc mới.

Khi chiến lược RPA và nhóm thực hiện cốt lõi đã được xác định, năm yếu tố tiếp theo trở nên quan trọng để thực hiện RPA thành công:

Đối tác triển khai RPA

Hầu hết các tổ chức hiện không có một đội ngũ chuyên gia RPA về nhân viên để giúp cung cấp một Chương trình RPA, và khi các công ty này đang tìm kiếm đối tác thực hiện RPA để cung cấp Chương trình RPA. Chìa khóa để lựa chọn Đối tác thực hiện RPA phù hợp là phân tích sự phù hợp với tổ chức.

Đối tác nên hiểu các lĩnh vực công nghiệp và quy trình của bạn đang được xem xét cho RPA. Nghe có vẻ đơn giản, nhưng hầu hết các đối tác thực hiện sẽ tuyên bố rằng họ có thể thực hiện RPA qua một loạt các ngành và quy trình – điều này không nhất thiết phải là trường hợp. Các tổ chức nên thách thức các đối tác triển khai tiềm năng và yêu cầu các tài liệu tham khảo khách hàng cụ thể của RPA tương tự như tổ chức của bạn. Lý tưởng nhất là đối tác đã làm việc với tổ chức của bạn và hiểu về doanh nghiệp, quy trình và hệ thống thông tin của bạn.

Tùy thuộc vào quy mô của chương trình thực hiện RPA, điều quan trọng đối với khách hàng là lựa chọn đối tác có thể đáp ứng nhu cầu nhân sự. RPA đang phát triển với tốc độ nhanh chóng và các đối tác thực hiện đang phải vật lộn để theo kịp nhu cầu. Các tổ chức phải đảm bảo rằng các đối tác triển khai tiềm năng có thể thực sự đáp ứng các yêu cầu nhân sự trong thời hạn bắt buộc.Kỳ vọng và phân phối cuối cùng phải rõ ràng trước khi chọn Đối tác thực hiện RPA.

Protiviti đã nhìn thấy các khách hàng lựa chọn và dựa vào các đối tác thực hiện không có kinh nghiệm hoặc thiếu kinh nghiệm, dẫn đến một loạt các vấn đề bao gồm các quy trình kém được lựa chọn để thực hiện RPA, mục tiêu đầu tư (ROI) không xác định, sự chậm trễ của dự án, ngân sách và công nghệ RPA không tối ưu cho nhu cầu của khách hàng. Đối tác thực hiện RPA hoặc không thực hiện đánh giá sẵn sàng RPA phù hợp, không có quản trị dự án phù hợp hoặc không quản lý sự thay đổi tổ chức một cách thích hợp.

Quá trình trưởng thành

Không phải tất cả các quy trình đều phù hợp với RPA. RPA tạo ra ROI tốt nhất khi được triển khai trên các quy trình tốn nhiều lao động, lặp đi lặp lại, dựa trên quy tắc, sử dụng dữ liệu có cấu trúc và có một số trường hợp ngoại lệ quy trình giới hạn. Về cơ bản, RPA phù hợp cho các quy trình nặng, được định nghĩa, lặp đi lặp lại, dữ liệu nặng. Để đánh giá xem các quy trình có phải là các ứng cử viên tiềm năng cho RPA hay không, cần phải hoàn thành một quá trình trưởng thành và đánh giá sự sẵn sàng của RPA trước khi thực hiện RPA.

Đảm bảo trường hợp kinh doanh RPA và ROI mục tiêu đã được thiết lập trước khi thực hiện quá trình trưởng thành và đánh giá sự sẵn sàng của RPA, để đảm bảo chỉ có các ứng cử viên ROI cao được chọn. Từ kinh nghiệm của chúng tôi, các quy trình là ứng cử viên tốt nhất để hoàn thành bằng chứng về khái niệm tạo ROI tốt là các khoản phải trả, các khoản phải thu, tổng hợp sổ kế toán tổng hợp, giới thiệu nhân viên và giới thiệu khách hàng.

“RPA cho phép các công ty sử dụng tự động hóa cho các nhiệm vụ thường xuyên, từ đó giải phóng tài năng để tăng thêm giá trị bằng cách thực hiện các sáng kiến ​​cấp chất lượng và chiến lược hơn.”

Kết quả của quá trình trưởng thành và đánh giá sự sẵn sàng của RPA sẽ tạo ra một danh sách ngắn các ứng cử viên tiến trình RPA. Đánh giá cũng có thể xác định một tầng thứ hai của các ứng cử viên RPA tiềm năng, nơi cần thiết kế lại hoặc chuẩn hóa quy trình nhỏ trước khi được tự động hóa. Điều này cho phép các tổ chức loại bỏ nhiều dự phòng nhất có thể trước khi triển khai RPA và đảm bảo hiệu quả cao hơn của các rô bốt được triển khai và giảm số lượng ngoại lệ và các lỗi tiềm ẩn.

Nếu một chương trình RPA lớn đang được triển khai, hãy bắt đầu tự động hóa các quy trình đơn giản nhất trước tiên. Các kiến ​​thức và kinh nghiệm có được từ việc triển khai các quy trình dễ dàng có thể được sử dụng để tự động hoá các quy trình phức tạp hơn. Điều này nghe có vẻ đơn giản, nhưng hãy nhớ, RPA là mới đối với tổ chức của bạn và có khả năng là những người thực hiện chương trình.

Quản lý dự án

Việc thực hiện RPA có thể là một chương trình quy mô lớn hoặc một dự án nhỏ hơn nhiều, cả hai cách, quản trị dự án và thực hành quản lý dự án cần phải được áp dụng để thực hiện thành công.Bước đầu tiên là xây dựng một đội ngũ quản lý dự án và xác định cấu trúc quản trị cho RPA. Đảm bảo nhóm bao gồm nhân viên chủ chốt từ các đơn vị kinh doanh, IT và các chuyên gia quản lý dự án có liên quan. Bước tiếp theo là để đảm bảo điều hành và quá trình mua chủ sở hữu. Cùng với nhóm quản lý dự án, giám đốc điều hành và chủ sở hữu quy trình sẽ xác định mục tiêu của chương trình RPA, chẳng hạn như giảm giờ làm việc, lỗi, chi phí hoặc nâng cao hiệu quả hoặc chất lượng công việc đã thực hiện. Các mục tiêu của chương trình RPA sẽ giúp xác định trường hợp kinh doanh RPA, ROI và thiết lập các tiêu chí đánh giá được sử dụng trong quá trình đánh giá độ chín và RPA.

Khi nhóm quản lý dự án và mục tiêu chương trình RPA được thành lập, kế hoạch triển khai RPA có thể được phát triển, bao gồm các hạng mục chính như quản lý thay đổi và truyền thông, và thành lập Trung tâm RPA xuất sắc (COE).

Thay đổi và quản lý truyền thông là rất quan trọng cho tất cả các phòng ban và nhân viên bị ảnh hưởng bởi sự ra đời của công nghệ RPA. Nhân viên lo lắng khi họ nghe công việc của họ có thể được thay thế bởi một robot, tuy nhiên điều này có thể không phải là trường hợp (tùy thuộc vào mục tiêu RPA của tổ chức). Một số vai trò có thể được thay thế bởi robot, và do đó thay đổi quản lý nên bao gồm đào tạo lại hoặc tái triển khai nhân sự và tái cấu trúc các phòng ban. Đối với các nhân viên khác, RPA là một công cụ kinh doanh mới giúp loại bỏ các nhiệm vụ đơn điệu để họ có thể tập trung vào các hoạt động gia tăng giá trị, điều này thật thú vị.Công nghệ RPA

Khi chọn một Nhà cung cấp công nghệ RPA, điều quan trọng là các tổ chức phải kiểm tra khả năng tương thích của phần mềm với các hệ thống tổ chức của bạn. Chỉ năm ngoái, một trong những nhà cung cấp công nghệ RPA hàng đầu gặp sự cố khi sử dụng Google Chrome, thay vì Microsoft Internet Explorer cho các quy trình dựa trên web. Vì vậy, nó là bắt buộc quá trình mua sắm của bạn bao gồm một đánh giá toàn diện yêu cầu CNTT. Việc xem xét yêu cầu CNTT cần xem xét các mục như hỗ trợ kỹ thuật, bảo trì, bảo mật và tiêu chuẩn dữ liệu, yêu cầu phần cứng và phần mềm, phí cấp phép và chi phí thực hiện.

Phần mềm RPA khá trực quan và dễ sử dụng, tuy nhiên các tổ chức xem xét RPA vẫn nên xem lại giao diện thiết kế và cấu hình quy trình RPA. Nói chung, các chuyên gia không phải CNTT sẽ có thể cấu hình và giám sát các robot. Tất cả các nhà cung cấp công nghệ RPA tiên tiến đều có tính năng phòng điều khiển, cho phép tổ chức lên lịch và theo dõi hoạt động của robot. Phòng điều khiển cũng làm nổi bật các rô bốt không hoạt động đúng và cung cấp thông báo lỗi ghi nhận điểm hỏng hóc. Phần mềm RPA cũng nên cung cấp chức năng hạn chế quyền truy cập của người dùng và nhật ký kiểm tra toàn diện cho mỗi robot, để đảm bảo RPA được kiểm soát thích hợp.

Tham gia CNTT

RPA được bán cho các đơn vị kinh doanh như là một giải pháp tác động CNTT thấp cho các vấn đề kinh doanh. Mặc dù điều này có phần đúng, RPA là một phần mềm và do đó việc thực hiện nó là một phần mềm thực hiện đòi hỏi sự tham gia của CNTT. Điều quan trọng là bộ phận CNTT có liên quan đến việc triển khai RPA sớm. Các đơn vị kinh doanh cần sớm có được điều hành CNTT để đảm bảo RPA phù hợp với lộ trình chiến lược CNTT của tổ chức. RPA có thể không cần thiết nếu chức năng hệ thống đầy đủ có thể được sử dụng, hoặc nếu cập nhật hệ thống hoặc nâng cấp dự kiến ​​trong ngắn và trung hạn.

CNTT cũng chịu trách nhiệm cuối cùng để đảm bảo phần mềm RPA tuân thủ các thông số kỹ thuật và tiêu chuẩn bảo mật và dữ liệu của tổ chức, do đó CNTT cần được đưa vào quy trình mua sắm công nghệ RPA.

Hơn nữa, CNTT sẽ cung cấp hỗ trợ thiết thực trong suốt quá trình thực hiện RPA, ví dụ, truy cập vào phần cứng và cơ sở hạ tầng CNTT, truy cập hệ thống, người dùng mới được thiết lập cho rô bốt và hỗ trợ kỹ thuật khi vấn đề hoặc sự cố truy cập phát sinh. CNTT cũng sẽ đóng một vai trò quan trọng trong thử nghiệm chấp nhận người dùng (UAT), bao gồm kiểm tra tiếp theo và thực hiện phân tích tác động.

Khi phần mềm được triển khai, vai trò của CNTT sẽ thay đổi bao gồm thông báo cho trung tâm RPA về sự thay đổi IT xuất hiện có thể ảnh hưởng đến robot hoạt động, có thể hỗ trợ kỹ thuật, quản lý yêu cầu thay đổi và thực thi yêu cầu bảo trì.

Kết luận cuối cùng

RPA sẽ tiếp tục nắm giữ trong các tổ chức khi RPA trưởng thành và thực hành được chứng minh. Các công ty sẽ tiếp tục phát triển các phương pháp để sử dụng độ chính xác và hiệu quả cao hơn trong nhiều quy trình khác nhau để tiếp tục sử dụng RPA trên các đơn vị và quy trình kinh doanh. RPA cho phép các công ty sử dụng tự động hóa cho các nhiệm vụ thường xuyên, từ đó giải phóng tài năng để tăng thêm giá trị bằng cách tham gia vào các sáng kiến ​​cấp chất lượng và chiến lược hơn.

Chia sẻ bài viết ngay

Nguồn bài viết : https://www.consultancy.eu