7 cách giúp việc điều hành mảng IT hiệu quả hơn

Cơ hội mở ra là khi việc điều hành IT của doanh nghiệp của bạn có thể áp dụng những cải tiến. Dưới đây là một số lời khuyên giúp cho những dịch vụ then chốt vận hành đúng hướng nhằm đem lại hiệu quả và tiết kiệm chi phí nhiều hơn.

Mọi leader trong ngành IT đều có gắng phấn đấu để tăng hiệu suất – tận dụng hết mức có thể nguồn tài nguyên sẵn có. Tuy nhiên việc tìm kiếm hiệu quả và thực sự đạt được nó ở bất cứ mức độ đáng kể nào đó là 2 điều hoàn toàn khác nhau. Thông thường, dù là có lên kế hoạch cẩn thận đến đâu đi nữa thì mọi nỗ lực xây dựng tính hiệu quả đều thất bại trong việc đạt được các mục tiêu định trước, và những hoạt động then chốt sẽ kẹt lại trong vũng lầy khi những chiếc bánh xe mãi xoay vòng trong bùn đất.

Muốn lấy lại tâm thế cho những ý tưởng sai lầm về cải tiến hiệu quả thì cần phải có sự tận tâm dốc sức và tầm nhìn. “Muốn tăng hiệu suất, hãy tập trung sức lực vào việc cải tiến hiệu quả và kinh nghiệm,” Kumar Krishnamurthy, giám đốc của tập đoàn tư vấn chiến lược PricewaterhouseCooper khuyên.

Để hướng sự tập trung đúng đắn vào khía cạnh hiệu quả và kinh nghiệm, Krishnamurthy đề xuất nên hiểu và quản lý được chi phí dùng cho 3 hạng mục cốt lõi: tối ưu hóa nhằm giảm giá thành dịch vụ, thiết kế lại để kiểm soát tính hiệu quả và thúc đẩy mọi người cải thiện kinh nghiệm.

Dưới đây là 7 cách bổ sung mà các leader mảng IT có thể dùng để tăng hiệu quả và năng suất vận hành.

1. Sử dụng dữ liệu để mở rộng tầm nhìn

Chìa khóa để giúp việc vận hành IT trở nên hiệu quả hơn là tập trung vào đầu ra của công việc, chẳng hạn như tăng doanh thu và tăng sự hài lòng của khác hàng, John Matthews, CIO của hãng cung cấp công nghệ phân tích ExtraHop cho hay. “Để đạt được những mục tiêu như thế, tất cả các team IT nhất định phải có dữ liệu mới nhất và chính xác để kiểm soát có hiệu quả trải nghiệm của khách hàng và kinh doanh dòng sản phẩm với những hiểu biết xác đáng.” ông nói.

Cung cấp dữ liệu chính đáng và có liên quan sẽ cho phép các team nhanh chóng xác minh và giải quyết những vấn đề đang đe dọa giá trị và hiệu quả của công ty. Việc phân tích dữ liệu cũng có thể được dùng để xác định những vấn đề tiềm tàng trước khi chúng có trở nên rõ ràng. “Nhìn rõ số liệu giúp cải thiện sự hợp tác giữa team điều hành và team phát triển phần mềm khi mà các lập trình viên hiểu rõ hơn cách mà code của họ đang hoạt động trong sản phẩm, khắc hẳn với môi trường kiểm thử của họ,” Matthews ghi chú thêm. “Hơn nữa, thấy rõ ràng dữ liệu cho phép những hoạt động mảng IT có thể xử lý các chuyển đổi kỹ thuật số thành công, chẳng hạn như chuyển sang cloud, kết hợp các data center (trung tâm dữ liệu) hoặc giới thiệu ứng dụng quan trọng.”

2. Tập trung vào nhu cầu doanh nghiệp, không phải công nghệ

Nhiều leader ngành IT hay có thói quen tập trung vào các công nghệ hơn là khách hàng mà họ đang phục vụ. “Có rất nhiều thứ có thể tấn công thị trường, và điều này có thể khiến các tổ chức IT bị đình trệ trong việc đưa ra quyết định,” Merim Becirovic, giám đốc quản lý IT cho hãng tư vấn công nghệ và doanh nghiệp Accenture nhận định. “Phương pháp tập trung vào công nghệ thường nhắm đến các công cụ và dịch vụ mà  chúng lại không được điều chỉnh theo nhu cầu của người dùng, và làm lỡ mất sứ mệnh mới của ngành IT: kích hoạt kinh doanh và mở ra những dòng doanh thu mới.

3. Kết nối với những cổ đông

Để đạt được hiệu quả tối đa thì điều cấp thiết là phải kết nối với các cổ đông doanh nghiệp, giúp họ hiểu và ủng hộ các mục tiêu của doanh nghiệp, Colleen Campbell, giám đốc chiến lược tối ưu hóa hoạt động của hãng tư vấn công nghệ và doanh nghiệp West Monroe Partners cho hay.

“Nếu một leader công nghệ có thể chỉ ra rõ ràng những lựa chọn công nghệ của họ ảnh hưởng tới hệ số thu nhập trên đầu tư ROI như thế nào, thì các leader mảng kinh doanh sẽ lắng nghe và nhìn thấy đường vẽ từ chi phí tới lợi nhuận,” cô giải thích. “Điều này được thực hiện thông qua việc xây dựng mối quan hệ, quản lý cổ đông, quản lý chương trình chiến lược giao tiếp, các hệ thống đánh giá, những tiềm năng kỹ năng, sự liên kết văn hóa với mục đích, và sự thay đổi trong tổ chức.”

Có một giả định ngầm rằng các leader kinh doanh và IT thật sự hợp tác và dự đoán các nhu cầu IT cho năm kế tiếp hơn là chỉ sao chép lại kế hoạch IT năm trước hoặc phát triển một kế hoạch IT rỗng tuếch không có khía cạnh kinh doanh trong đó, Matt Mead, giám đốc công nghệ (CTO) của hãng thiết kế kỹ thuật số SPR cho hay. “Quá nhiều bộ phận IT bị các doanh nghiệp xem là các trung tâm gây hao phí và là chất ức chế kinh doanh hơn là một cộng sự, người có thể giúp suy nghĩ sáng tạo những cách mới để thực hiện mọi thứ khác đi.”

4. Dựa vào hệ thống cloud

Gần như bất cứ tổ chức IT nào cũng có thể trở nên hiệu quả hơn bằng việc tận dụng những thứ có trong dịch vụ cloud/SaaS, Bob Worrall, CIO của Juniper Networks cho hay. Ông tin rằng những dịch vụ như thế giúp cho các tổ chức IT linh hoạt hơn trong khi cho phép cả team tận dụng những giải pháp tốt nhất để đáp ứng những yêu cầu của doanh nghiệp đang thay đổi.

Năm ngoái, team IT của Juniper Networks đã ngưng hoạt động của data center vật lý cuối cùng của mình, chính thức đóng lại hành trình 7 năm chứng kiến công ty chuyển 18 data center sang môi trường cloud hoàn toàn. “Mặc dù nỗ lực này tốn thời gian, nhưng tôi không hối tiếc” Worrall nói. “Chuyển sang cloud thật sự là thách thức và có thể rất phức tạp, tuy nhiên chúng tôi luôn làm hết sức mình, chúng tôi tìm kiếm phương pháp tinh giản cho việc vận hành IT của chúng tôi và chúng tôi đã sẵn sàng để có một lượng ROI cực kỳ lớn.”

Mặc dù chi phí chuyển từ data center sang cloud có thể cao, nhưng chi phí tiết kiệm được từ ngắn hạn đến dài hạn thường tăng lên nhanh chóng, nhờ vào chi phí cơ sở hạ tầng vật lý thấp cũng như chi phí hỗ trợ người dùng và quản lý IT giảm, theo như quan sát của Gabe Giordano, chủ tịch bộ phận MIS tại đại học Ohio. “Chi phí tăng nhanh của an ninh IT sẽ khiến những khoản tiết kiệm này thậm chí còn to hơn trong những lần thiết lập cải tiến sau này,” anh nói.

5. Tự động hóa, tự động hóa và tự động hóa

Các leader IT cần để ý tới các quy trình IT tự động hóa theo chu kỳ, chẳng hạn như triển khai code, quản lý cấu hình và kiểm thử chất lượng, theo như đề xuất của Brandon Evans, CTO tại Yapta, một công ty ở Seattle chuyên theo dõi giá máy bay và khách sạn cho khách hàng doanh nghiệp. “Các leader IT thường mắc phải chiếc bẫy suy nghĩ rằng họ không thể đầu tư vào tự động hóa, hầu hết là vì chưa hiểu rõ việc cân bằng chi phí giữa tự động hóa các quy trình IT với duy trì phương pháp thủ công của họ là như thế nào,” ông giải thích. “Điều này có thể gây tổn hại nghiêm trọng tới doanh nghiệp của bạn, nhất là nếu doanh nghiệp đang trong trạng thái tăng trưởng cùng với kỳ vọng mở rộng hoạt động IT.”

Khi ngành IT tiến hành tự động hóa các quy trình, thì bộ phận này tốt nhất nên xác định mở rộng theo tốc độ mở rộng doanh nghiệp, hỗ trợ nhu cầu cơ sở hạ tầng ngày một tăng và thậm chí là xử lý luôn một số lượng lớn yêu cầu trợ giúp IT, theo như Kevin Prow, CIO của công ty TempWorks Software, công ty chuyên cung cấp các sản phẩm xử lý lương, nhân viên và tuyển dụng. “Vượt qua cả khả năng mở rộng, tự động hóa cũng giảm đáng kể lỗi do con người gây ra trong thao tác giải phương trình,” ông nói thêm.

6. Xem xét mô hình bộ phận mới

Vai trò của IT đã phát triển từ việc bảo trì các tầng dịch vụ IT cho tới những nhiệm vụ cấp thiết, phức tạp khác trong quá trình dẫn dắt tổ chức qua thời kỳ chuyển đổi kỹ thuật số chưa từng có. “Khi nhắc tới những mô hình tổ chức thì cần thấy tầm quan trọng khi tạo ra các team đa nhiệm trong các dự án cụ thể hơn là dùng phương pháp theo từng đối tượng,” Hriday Ravindranath, giám đốc công nghệ thông tin tại công ty BT Global Services cho hay. “Đây là cách mà hầu hết các công ty sản xuất sản phẩm thành công được vận hành.”

Bằng việc tạo ra những team tích hợp cả quản lý và kỹ sư sản phẩm, tức là tạo ra những người được định hướng vào các dự án cụ thể, cấu trúc tổ chức với chức năng truyền thống có dấu hiệu lỗi thời và những phương pháp hiệu quả mới đã xuất hiện,  Ravindranath giải thích. “Cấu trúc này thúc đẩy sự hợp tác toàn diện và giúp vượt qua những rào cản truyền thống, những thứ đã góp phần vào những thiết lập cồng kềnh và kém hiệu quả.”

7. Cho phép các thành viên trong team tỏa sáng

Mỗi một leader IT đều sở hữu những kỹ năng nhất định cho việc vận hành dự án. “Sai lầm mà nhiều leader tạo ra là áp đặt kinh nghiệm của họ lên những thành viên khác trong team,” Prow nói. Mỗi một team IT đều có những kinh nghiệm quá giá khi làm việc với những nền tảng và công cụ khác nhau. “Điều quan trọng là các lãnh đạo IT cần phải hiểu sức mạnh đặc thù của team mình và tạo ra đòn bẩy thúc đẩy mọi người tăng hiệu suất,” ông nói thêm.

Cách tốt nhất để tránh lãng phí kinh nghiệm của cả team là phải hiểu biết sâu sắc về các nền tảng, quy trình và hệ thống mà mỗi team đang làm việc. Từ đó các leader IT có thể đánh giá một cách hiệu quả từng dự án riêng biệt và chọn ra những thành viên phù hợp chiến lược nhất trong team. “Một điều quan trọng là sắp xếp các thành viên trong nhóm vào những dự án phù hợp hoặc phát triển được khả năng của họ trong khi tránh được việc khai thác quá mức năng lực của họ mà không mang lại hiệu quả,” Prow khuyên.

Lời kết

Chiến lược tăng hiệu suất cho mảng IT tiến triển không ngừng, Becirovic nhận định. Các doanh nghiệp đang phải đối mặt với kỳ vọng ngày càng cao từ khách hàng, nhân viên và các đối tác kinh doanh. Khi công nghệ lớn mạnh toàn diện, doanh nghiệp cần chuyển mình và khách hàng muốn thay đổi. “Các chiến lược phải được cập nhật để bám sát nhu cầu ngày càng tăng nhanh chưa từng thấy,” ông nhấn mạnh.

Nguồn bài viết : https://www.cio.com