15 Phím Chức Năng Trong Microsoft Word Mà Mọi Người Nên Biết

Các phím chủ yếu này kết hợp với nhau và làm giảm thời gian thực hiện công việc của bạn.

Mặc dù sự phát triển của Microsoft Office hướng đến các biểu tượng tắt được hướng dẫn chi tiết, nhưng các phím Fn hiện đại đáng để nhờ thì vẫn thỏa mãn một mục đích. Đối với các tổ hợp phím trong Excel, Word, và Outlook, thì họ làm nó dễ sử dụng hơn và thi hành nhanh hơn so với các chỉ lệnh được sử dụng thông thường.

Dưới đây là 15 phím chức năng hữu ích nhất. Một khi bạn hiểu rõ việc nhập liệu sử dụng chuột và phím tắt, thì bạn sẽ tiết kiệm được thời gian khi thực hiện công việc.

Các phím phổ dụng

1. Help

F1 là phím Help có mặt trong hầu hết mọi chương trình phần mềm, bao gồm tất cả các sản phẩm của Microsoft. Tổ hợp phím Ctrl + F1 sẽ hiển thị hay ẩn thanh menu ribbon trong word và Excel.

2. Go To

F5 là phím GoTo trong cả Word và Excel. Excel hiển thị một hộp thoại chỉ dẫn cho một địa chỉ ô, chẳng hạn như B55 hay G12. Còn trong hộp thoại trong Word thì chỉ dẫn cho 13 vị trí khác nhau, bao gồm trang, phần, dòng, bảng biểu và đồ thị

3. Đảo trạng thái giữa các văn bản

Tổ hợp phím Ctrl + F6 đảo trạng thái giữa nhiều văn bản Word khi bạn mở nhiều hơn một văn bản, hay giữa các bảng công tác (worksheet) khi bạn mở nhiều hơn một tập tin Excel

4. Spell Check (kiểm tra lỗi chính tả)

Khi nhấn F7 sẽ mở ra hộp thoại Spell Check (kiểm tra lỗi chính tả) trong Excel, Word và Outlook.

5. Save (lưu giữ)

Tổ hợp phím Shift – F12 có tác dụng lưu giữ văn bản, bảng tính hiện tại hay bất cứ tác vụ nào hiện đang mở trong Outlook (email, liên hệ, tác vụ,v.v..). Khi gõ phím F12 sẽ mở ra hộp thoại Save As trong Excel, Word, và Outlook, sau đó chỉ dẫn đến một tên tập tin mới.

Trong Word

6. Chuyển đổi kiểu chữ

Tổ hợp phím Shift – F3 sẽ thay đổi trạng thái kiểu chữ trong văn bản được chọn (trong Outlook cũng vậy), chuyển đổi từ chữ hoa sang chữ thường và tương tự. Chỉ cần nêu bật đoạn văn bản mà bạn muốn định dạng và tiếp tục nhấn Shift + F3 cho đến khi kiểu chữ mà bạn muốn xuất hiện. Không phải xóa đoạn văn bản khi bạn tình cờ nhấn phím Shift ở giữa một từ hay quên bật phím Caps Lock.

7. Lặp lại hành động mới thực hiện

Phím F4 có tác dụng lặp lại hành động mới nhất mà bạn vừa mới thực hiện. Ví dụ: khi tạo ra một TextBox, chèn vào một đồ thị, hay vẽ một đường thẳng, sau đó nhấn phím F4 thì hành động sẽ được lặp lại.

8. Từ điển

Khi nhấn tổ hợp phím Shift – F7 sẽ mở ra hộp thoại Thesaurus (từ điển) và đề xuất từ đồng nghĩa cho các từ được chọn.

9. Tắt siêu liên kết (hyperlink)

Các siêu liên kết (hyperlink) có thể bị ngưng hoạt động một cách từ từ qua việc nhấp chuột phải bảng chọn. Nhưng việc loại bỏ nhiều hyperlink khỏi văn bản mà đang sử dụng phương pháp này thì cần thời gian. Tổ hợp phím Ctrl+Shift-F9 cũng có tác dụng tắt tất cả các hyperlink trong một văn bản, đầu tiên bạn nhấn Ctrl + A để chọn toàn vùng văn bản hay email, sau đó nhấn Ctrl+Shift-F9.

Trong Excel

10. Chỉnh sửa một ô

Phím F2 có tác dụng chỉnh sửa ô hiện hành (chữ và công thức) đây là một cách để quản lý công thức nhanh chóng và dễ dàng.

11. Chèn thêm chức năng

Đặt con trỏ tại vị trí ô chứa hàm mục tiêu, sau đó nhấn tổ hợp phím Shift-F3 để mở hộp thoại Insert Function. Chọn một chức năng trong danh sách (SUM, AVERAGE, IF, COUNT,…) và nhấp OK. Tiếp theo, hộp thoại Function Argument sẽ được mở, chỉ dẫn đến vùng mà bạn muốn thực hiện tính toán bằng việc sử dụng chức năng mà bạn vừa mới chọn. Nếu ô chứa hàm mục tiêu dưới cột số, thì từ động Excel sẽ nhập vào vùng ở phía trên ô chứa hàm mục tiêu. Một khi vùng đó được chọn, thì hãy nhấp OK. Excel sẽ nhập vào chức năng/công thức kèm với vùng và tính toán câu trả lời.

12. Tạo địa chỉ ô

Phím F4 có tác dụng đảo trạng thái qua các công thức để tạo hoàn toàn hay tương đối các địa chỉ ô. Trong trường hợp này, đồ thị ở phía dưới có hàng ngàn từ để giải thích tính năng này

13. Hiển thị hộp thoại Marco

Tổ hợp phím Alt+F8 có tác dụng hiển thị hộp thoại Macro, hộp thoại này cung cấp các lựa chọn để Run, Step Through, Edit, Delete, hay tùy biến bất kỳ marco nào.

14. Tính toán bảng công tác (worksheet) hiện hành

Phải mất thời gian để tính toán lại một worksheet khổng lồ, đặc biệt nếu nó được tải với các công thức. Vì vậy, nhiều người dùng đã tắt đặc tính “auto-calculate” (File>Options>Formulas, sau đó nhấp vào Manual ở dưới Calculation Options-Workbook Calculation). Một khi tính năng được tắt, thì bạn sẽ có thể làm việc nhanh hơn, khi bạn hoàn thành việc nhập vào và chỉnh sửa chữ và công thức, thì hãy nhấn Shift-F9 để tính toán lại mọi thứ

15. Tạo biểu đồ bằng dữ liệu trong vùng hiện hành

Phím F11 có tác dụng tạo biểu đồ của dữ liệu trong vùng hiện hành của worksheet hiện hành. Tuy nhiên, việc nêu bật vùng đầu tiên có thể tiết kiệm thời gian khi chỉnh sửa biểu đồ.

Nguồn bài viết : http://www.itworld.com/